CRMで自動化できる５つのことについて

効率を高める方法および費用を削減する方法の模索は、今日のビジネスにおける２つの主要な課題です。利益なくしてビジネスの成功は成り立ちません。時間の確約を含む費用の調整は、財政的に安定した企業を成立させる為の重要な要素です。時間の節約と業務の促進を図るプロセスはビジネスオートメーションと呼ばれ、テクノロジーの普及とともに世界中で旋風を巻き起こしています。

物事を効率化させる為の方法論やツールは沢山あります。現場のワークロードにおける面倒なプロセスを自動化する方法を探す過程では些細な改善が見落とされがちですが、これらを合わせて用いると大幅に効率を上げることができます。この記事では、CRMを用いてビジネスを自動化する方法についてお話します。ビジネスをすべて自動化してある方でも、作業環境を更に改善できる方法があります。

1. アポイントメントリマインダー

優れたカスタマーエクスペリエンス（顧客体験価値）の提供と、自分の利益の最大化を両立させるにはどうすればいいでしょうか？アポイントメントリマインダーは、自分または自分のチームメンバーとアポイントメントを予約した顧客へテキストやメールを送信します。アポイントメントリマインダーはクライアントに時間や日にちのスケジュールを伝え、自分の業務の無駄を省きます。

アポイントメントリマインダーはクリニック、ヘアサロン、ペット美容室などサービスを基本とする企業にとって得に便利です。アポイントメントリマインダーは顧客感動度を高めながら、自分の利益も維持します。アポイントメントの見逃しにより多大な損失を被った企業にとって、アポイントメントリマインダーは業務プロセスにおける必要不可欠な要素となり得るでしょう。CRM内でアポイントメントリマインダーを自動化すると、計画されたアポイントメントは自分で何も操作せずとも顧客へ通知されます。CRMが正しい場所と時間へ顧客を導いてくれる間、自分の業務に専念することができます。

2. コールバックリクエスト

他にも自動化できることに、コールバックリクエストがあります。顧客があなたへの連絡を面倒がったりコンタクトフォームにうんざりした際に、顧客へコールバックの要求を促すことができます。この方法により潜在的なリード（見込み客の情報）を簡潔かつ迅速に獲得でき、また顧客の時間を短縮することもできます。コールバックリクエストは企業の代表電話ではなく直接マネージャーへ送信されるので、時間を無駄にすることなく効率良くリードを得ることができます。

コールバックリクエスト機能をご自分のサイトで設定するのは、ほんの数分で済みます。専門的なスキルは要りません。コールバックリクエストを用いて自分と顧客との距離を縮めることで、顧客感動度の向上に繋がります。

3. 定期請求書

長期の契約や定期的な業務がある際には、定期請求書の発行をCRMで設定することができます。定期請求書は時間を短縮し、銀行に常にお金がある状態を確保することができます。多くの単独企業が生まれゆく今日、定期請求書は起業家にとって重要度を増しています。

定期請求書があれば、請求書を複製したり何度も同じ情報を埋める手間が省けます。更に、定期請求書は一度設定すれば顧客管理の一部を任せられるので、自分はその他の大事な業務に専念することができます。また定期請求書は業務時間への正確な支払いを確保し、請求書の送付し忘れを防ぎます。

4. クライアントの再活性化

一見機会が失われたように思われても、実は機会が取り戻されている場合があります。クライアントの再活性化は、過去の顧客や休眠顧客を掘り起こします。過去に一度商品を購入し、それきりの顧客はいますか？あるいは、新たな商品のオファーにより今いる活発な顧客を惹きつけますか？

リマーケティングの概念は、人間の脳は全く新しいものよりも慣れ親しんだものを受け入れやすいことを前提としています。過去あなたに連絡を取ったりあなたの商品を購入した顧客は、その行為自体は忘れても無意識の奥ではそのことを覚えています。なので、次にあなたがその顧客に連絡を取ったとき、彼らはあなたのブランドに対しなんとなく親しみをおぼえます。Bitrix24は 顧客を区分し、メール順に配列します。或いは、あなたのGoogle AdwordsやFacebook広告アカウントをあなたのCRMと連携させ、特定の顧客グループへリマーケティング広告を表示することもできます。

5. 定期業務

チームを組み共通の目標へ向けて作業をする際には、共通認識を持つことが大切です。もしチームメンバーがいつも期限に間に合わなければ、あなたの見栄は悪くなり、プロジェクト全体の先行きは危うくなります。そうした場合には、あなたはより良いプロジェクトマネージャーになるか、もしくはあなたの代わりにプロジェクトマネージメントを行うツールを得る必要があります。Bitrix24における定期業務の機能により、業務作成のプロセスを自動化できます。業務を作成し、繰り返しオプションを有効にし、定期業務の頻度を設定し、担当ユーザーへ割り当てれば準備完了です。

定期業務の機能は、定期的に発生する業務について人々にリマインドしたり追って確認したりする作業を省くことができます。給与管理や税金の支払いは他のチームメンバーを含み、毎月行われる必要があります。そういった種類のプロジェクトや業務を管理する際の面倒事を、定期業務の機能により簡易化することができます。

さいごに

自動化とは、ビジネスワークフローにおける複雑で余分な作業を省略し、簡易化することです。どの作業を省くことができるのかを戦略的に決定すれば手作業でも良いかもしれませんが、テクノロジーを使う方法もあるのです。

しかし、テクノロジーを多用することはある意味では挑戦です。CRMによるビジネスの自動化には実に様々な種類があり、そのあまりにも豊富な機能がゆえに混乱を招くこともあります。そうした状況において大切なことは、CRMの自動化機能について常に調べ、試し、学ぶことです。Bitrix24における自動化機能の使用法について、この記事がお役に立てれば幸いです。