生産性

カレンダーはすべて1 箇所に集約しましょう。Bitrix24 なら、すべての個人タスクを処理するカレンダーを作成できます。タスク管理にカレンダーを使用すると、期限とスケジュールを常に把握できます。会社やチームのみと共有するカレンダーも作成可能です。チームが個人タスクを追跡し、プロジェクトの進行状況をグループ化し、カレンダー内でチャットできるとコラボレーションが楽になります。Bitrix24 のカレンダーはモバイルアプリ内のどこからでもアクセスできるため、さらに便利です。もう二度と誰も会議を見逃しません。

Bitrix24 を使えば簡単に時間を追跡できます。弊社のソフトウェアなら、個々の従業員が自分の時間を追跡できるほか、マネージャーがタイムカードを監視することもできます。個人タスクにかかった時間を把握できると、マネージャーが従業員の割り当てを適切に計画し、プロジェクトの見積を提供するのに役立ちます。プロジェクトの所要時間を把握している会社は、精度の高い価格見積をクライアントに提供することもできます。

かんばんは、視覚的なボードの扱いが得意な人向けの視覚的タスク管理ツールです。かんばんは、リアルタイムのコミュニケーションを実現し、業務を完全に透明化するため、タスク管理がスムースになります。プロジェクトのあらゆる構成要素は、チームメンバーとプロジェクトマネージャーがいつでも担当業務のあらゆる部分を把握できるようにレイアウトされています。かんばんなら容易に生産性を向上させることができます。

ガントチャートは目視作業を行う人を対象とした、もうひとつの有益なタスク管理ツールです。ガントチャートはタスクとリソースを可視化し、1 箇所にまとめるのに役立ちます。チームメンバーはオンライン協同プラットフォームで協力し合いながらマイルストーンに到達し、目標を達成し、チャットしながら作業を完了させることができます。動的なチャートはチームを適切に連携させるための手段の 1 つにすぎません。

会社にあるすべてのファイルを 1 箇所に保管する Bitrix24 の機能は好評です。従業員は Bitrix24 モバイルアプリも含め、どこからでも共有ファイルにアクセスできます。カスタマイズ可能なアクセス権限を使用すると、会社にあるすべてのファイルを安全に保護できます。ファイルをクライアントと共有したい方のために、会社は所有するすべてのファイルを外部ソースに公開することなく、特定のファイルに限定したアクセスを提供できます。オンラインストレージによって受信トレイの乱雑さを軽減し、用紙代を削減し、プロセスを合理化できます。また、オフィスからファイルキャビネットの量が減ることで、物理的なスペースが増えます。ストレージ内のデジタルドキュメントファイルは、明確なラベル付け、整理、検索が簡単です。

Bitrix24 には、チームが常にリアルタイムで連絡を取り合える複数の通信チャネルが備わっています。マネージャーはチャート、タスクテンプレート、チャットチャネルを通して進行中の仕事に関するレポートをリアルタイムに取得できます。チームメンバーもリアルタイムに連絡を取り合い、つながりを維持しながら作業中のプロジェクトのさまざまな部分に関する最新情報を把握できます。マネージャーが進行中のすべてのタスクをリアルタイムに把握できると、タスク管理が楽になります。何よりも重要なことに、チームメンバーがリアルタイムのコラボレーション機能で連絡を取り合いながら協力できるため、生産性が向上します。

生産性は個々のタスクとプロジェクトの両方に寄与します。マネージャーは作業を個々のタスクとして割り当てたり、大きなプロジェクトをより小さなタスクに分割したり、全員がコラボレーションするプロジェクトを Bitrix24 にセットアップしたりできます。マネージャーがタスクの割り当て方法をカスタマイズできれば、タスク管理が楽になります。メールからタスクを作成する機能を使用してメールをタスクに簡単に変換できるため、クライアントの要件やチームのアイデアが忘れられることはありません。

Bitrix24 を使用する最大のメリットの 1 つは、チームワークが向上することです。チームは 1 つのプラットフォームを使用し、多くのスペースでコミュニケーションとコラボレーションを実現できます。最も一般的なコミュニケーションスペースには、チャット、タスクテンプレートのチャット、カレンダーがあります。リアルタイムのコミュニケーションが可能なため、チームはより簡単にコラボレーションできます。Bitrix24 を使用すると、マネージャーがやりとりを 1 箇所に集約して後から簡単にアクセスできます。そうすることで、全員がチーム会議や元のクライアントとのやりとりで決まった内容を後から素早く確認できます。

プロジェクトマネージャーが抱えている多くのタスクは定期的に実行されます。タスクの割り当ては毎週・毎月発生するため、マネージャーはこのようなタスクが遂行されるように割り当てを行う必要があります。自動化されたワークフローを使用すれば、プロジェクトマネージャーはタスクを 1 回割り当てるだけで自動化をセットアップできます。カスタマイズ可能なテンプレートには自動化できるメリットがあります。タスクは毎週、隔週、毎月 10 日ごとなど、定期的に実行するようにセットアップできます。そうすることで、毎週の初めにタスク管理に多くの時間を割く必要がなくなり、従業員が待ち状態の作業を把握することができます。

メールでのやりとりの後にタスクを作成するのが簡単になります。メールの統合は、数クリックだけでメールから直接タスクを作成可能にするタスク管理ツールです。タスクの作成が忘れられたり、遅れたりするような状況を減らすのに役立ちます。それどころか、マネージャーやチームメンバーは中間の手順を省略し、タスクをすぐに作成できるようになります。また、会社のクライアント管理プロセスを改善すると同時に生産性を向上させます。

タスクを割り当てる場合、オフィス管理ソフトウェアツールを使用すると作業が楽になります。定期的に実行されるタスクがある場合、毎日、毎週、毎月の自動化設定を使用するか、カスタマイズしたタスクを使用できます。連絡時にタスク内でコミュニケーションを取って進行状況を確認するか、チャット機能を使用して作業負荷について話し合うことができます。プロジェクトマネージャーは個々のチームメンバーの負荷を確認し、必要に応じてタスクの割り当てや解除を行えます。

Bitrix24 は外出先に持ち出せます。使いやすいモバイルアプリなら、デスクトップ版の Bitrix24 で利用できるすべての機能にスマートフォンからアクセスできます。スマートフォンにタスク管理ツールがあると、場所とスケジュールに関して柔軟度が高まります。会社の従業員が複数の拠点や外出先にいる場合、完全なモバイルアプリにアクセスできるとチーム全体に莫大なメリットがあります。