Bitrix24.Signの概要
CRMでドキュメントを操作する為のツール「Bitrix24.Sign」が新たにリリースされました。紙のコピーを印刷し、相手方と直接会って契約書に署名する必要はもうありません。電子文書を作成して送信するだけで、取引相手はスマートフォンから直接署名できます。
新たな署名ツールを使うと、時間と費用を節約できます。会社と相手方に関するすべての情報をCRMからダウンロードし、署名するドキュメントをSMSやEメールで送信できます。
書類の準備と署名の手続きが簡易化・迅速化されました。プロセスの全体が特定の順序で並べられています。
ドキュメントは、署名後に変更されることはありません。署名されたドキュメントを確認する為の特別なサービスをご利用ください。
署名するドキュメントは膨大な数になることもありますが、パイプライン ステップでプロセスをいつでも制御できます。
Bitrix24.Signセクションのドキュメントでアクションを実行できる従業員の範囲は、制御または拡大できます。
Bitrix24.Signツールでの作業は、自動化ルールを設定することで簡易化できます。
Bitrix24.Signとは何ですか？
現代のビジネスでは、スピードと機動性がすべてです。顧客は迅速なサービスに慣れていますので、すべての企業に同じ速度と利便性を期待しています。これらの課題に対応する為、Bitrix24でドキュメントに出来るだけ迅速且つ簡単に、そして便利に署名できるソリューションをご用意いたしました。
Bitrix24.Signは、文書を作成し、ほんの数分で署名の為に相手方に送信できる新しいツールです。
Bitrix24.Signのメリット
- 担当者や封書を顧客に送信する必要がなくなります
- 会社や取引先に関する情報はすべてCRMからロードされますので、手で何かを記入する手間が省けます
- 署名する文書を契約から直接送信できます
- 各ドキュメントの段階は、かんばんに表示されます
- 署名を要するドキュメントは、SMSまたはEメールで送信できます
- 取引相手は、Bitrix24を介さなくても文書に署名できます
- 無料プランでも、ドキュメントの数は無制限です
- 署名を要するドキュメントの送信は、自動化できます
- クライアントが署名前にドキュメントに変更を加えていないかどうかを確認できます
- Bitrix24.Signで署名された文書には、法的価値があります
Bitrix24.Signを使い始めるには？
Bitrix24.Signはデジタル署名ではなく電子署名ツールですので、手書きの署名に相当します。電子署名の使用に関する法律と要件は、国によって異なります。一部の国では、電子署名を使う為の特別な契約をクライアントと結ぶ必要があります。また、この署名方法が許可されていない種類のドキュメントもあります。ですので、Bitrix24.Signが文書の署名に適しているかどうかが不明な際は、弁護士にご相談ください。これらの署名への信頼は、文書を受け取る個人の責任となりますのでご了承ください。
- ドキュメントを作成、または選択してください
- ドキュメントに署名してください
- 署名してもらうよう、相手方にドキュメントを送信してください
手順は以上の３つのみです。Bitrix24.Signをより素早くご利用いただけますよう、各手順の詳細な説明をご用意いたしました。署名の過程では、独自の指示を相手方に送信するのがおすすめです。
CRMのBitrix24.Sign
自動署名を行う方法
2クリックで署名用のドキュメントを送信することで、毎回異なるカウンターパーティーのドキュメント フィールドとデータを入力するのを避けることができます。これは、同じ種類のドキュメントに適用されます。たとえば以前に請求書を作成したことがある場合、既存の請求書テンプレートを使用して送信することをシステムが提案してくれます。
CRMで取引、リード、または連絡フォームを開き、必要なドキュメントを作成してください。
署名ボタンをクリックしてください。以前に別のエンティティで使用したテンプレートがシステムによって提供されますので、再度使用するをクリックしてください。
この場合、以前の相手方に要求したフィールドがすべて新しいドキュメントにコピーされます。顧客の連絡先がCRMフォームからシステムによって取得され、署名の為に文書が自動送信されます。
これで、すべてのカウンターパーティーに同じ種類の文書を送信する際の時間を節約できます。
CRMフォームでドキュメントを作成する方法
CRMでディールまたは連絡フォームを開き、必要なドキュメントを作成できます。
作成したドキュメントで署名をクリックしてください。
次に、フィールドに入力し、ドキュメントを送信するプロセスを実行してください。
CRMフォームでドキュメントを選択する方法
ディール、リード、または連絡先フォームのタイムラインでドキュメントを見つけ、署名をクリックしてください。
フィールドを入力してドキュメントを送信してください。
自動署名の自動化ルールを設定する方法
CRMセクションで自動化ルールボタンをクリックしてください。
＋ボタンをクリックすると、指定のステージに自動化ルールを追加できます。
書類セクションから署名用にドキュメントを送信を選択し、追加をクリックしてください。
ご自分の会社から文書に署名する責任者を指定し、顧客に送信する文書のテンプレートを選択してください。
リストにドキュメントのテンプレートが無い場合は、新たなドキュメントを作成し、フィールドに入力する手順を行ってください。
自動化ルールを保存してください。取引を指定のステージにドラッグすると、システムによってドキュメントが自動生成され、署名者に送信されます。
各自動化ルールで送信されるのは、請求書や契約書など、ひとつの種類のドキュメントです。複数の種類のドキュメントを自動化したい際は、自動化ルールを使用して個別のステージを作成してください。
Bitrix24.Signの自動化
自動化ルールを設定すると、Bitrix24.Signの操作を簡易化できます。
Bitrix24.Signセクションで自動化ルールのアイコンをクリックしてください。
自動化ルールは、ドキュメントをすべてのステージに移動します。色々な作業シナリオを構築して、作業ルーチンを簡易化しましょう。
作成ボタンをクリックすると、自動化ルールとトリガーを追加できます。ステージのカラムの＋ボタンをクリックしても同じです。
自動化ルールとトリガーは、同じリストにあります。簡単に区別できるよう、トリガーにはマークが付いています。
自動化ルールやトリガーのリストは、フィルターを使用して表示できます。
自動化ルールはアクションを実行し、トリガーは取引相手のアクションとイベントを追跡します。自動化ルールやトリガーが構成されているステージにアイテムが到達すると、トリガー（作動）されます。各自動化ルールとトリガーで実行されるのは、責任者の変更やドキュメントの作成など1種類のアクションです。自動化ルールやトリガーは複数をひとつのステージに追加でき、同時に或いは指定した順序でトリガー（作動）できます。
定数と変数を使用して情報を保存し、フィールドでの計算を簡素化することもできます。
