ビジネスプロセス管理について

ビジネスにおいて、ビジネスプロセス管理はたいへん重要です。なぜでしょうか？それは、企業の利益を最大限に高め、ライバルに打ち勝つ競争優位を築くことが可能だからです。BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）の活用はカスタム・アプリケーションの開発と展開を素早く簡易化するとともに、規定、顧客、市場の需要といった様々な変化に適応する迅速なレスポンスを可能にします。

ビジネスプロセス管理の意味するところとは何でしょうか？国連によると、BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）とは業務フローをサポートし、企業運営を成功へと導くシステムであるとされています。BPMソフトウェアへ投資し、デザイン、コントロール、経営、パフォーマンスやデータの分析といった企業の様々な分野で活用できます。

BPMを活用することにより、競合企業よりもいち早く将来の機会を認識し、課題へ取り組むことができます。今日の市場競争において、それは必要不可欠です。BPMが流行している理由はそこにあります。BPMソフトウェアを日々の業務で実施するべく、多くの組織が活動しています。

BPMの例

ビジネスプロセス管理は、業務を遂行する為の厳格なガイドです。そのルールに従う業務が多ければ多いほど、組織はBPMに適しています。

• 購買と財務

利益を最大化する為には、金融資産を適切に管理することが必要不可欠です。BPMソフトウェアは、供給元や下請けといった費用の管理と追跡を行います。BPMテクノロジーで、請求書の発行や請求、購買依頼、代金回収、予算の承認、出張申請など重要な活動の監視と調整が行えます。

• 人事

BPMにより、人事部はトレーニング、休暇、雇用、解雇、勤務評価、認証管理といった重要な従業員データを監督しやすくなります。BPMテクノロジーは、これらのプロセスをより早く、より首尾一貫した、より効率的なものにします。こうした情報は人事部の雇用決定をより良い方向へ導きます。

• マーケティングと販売

プロセスを前提としたアプリケーションは、時間と資源を節約することでマーケティング部と営業部をサポートします。これらの部門において、BPMソフトウェアが先行予約のプロセスを効率化することで、スタッフは見込み客へ迅速に対応し、顧客の要望に適切に応えることができます。営業とマーケティング向けのBPMの業務フローは販促キャンペーン、顧客からの問い合わせ、入札と提案、新製品の発売、営業プロセス管理を備えています。

• 顧客関係

顧客関係を扱う従業員はBPM業務フローを用いて効率的に問題を解決し、最新かつ正確な情報を顧客へ提供できます。BPMは企業の売り上げ、マーケティングやサポートシステムとスムーズに統合します。BPMは新規顧客の獲得、サービス電話、顧客の不満の解決、与信の承認、業務管理、不正行為の評価等の重要な活動を自動化し組織化できます。

BPMの特徴

組織はBPMテクノロジーをどう活用しているのでしょうか？企業はBPMソフトウェアに投資し、遂行、監視、ビジネスプロセスを終始自動化することで、ビジネスの運用を効率化を図ります。以下の機能を企業のBPMの実践と組み合わせます：

• データ分析

企業が良い決断をするには、正確で完全な情報を手にすることがたいへん重要です。今ある情報を用いることが最善の結果に繋がります。もしも情報が期限切れ、不正確、未完全なものであったら、企業は悪い決断をしてしまいます。BPMソフトウェアは情報を一か所に保管するので、決定権を持つ人々はあらゆる状況において最善の行動をとることができます。

• 自動化

あらゆる企業は注文を満たしたり、企業全体またはサプライチェーンで戦略的調達をしたり、と目標を達成する為にビジネスプロセスを用います。旧式の手順や手作業は時間と費用を要します。BPMは業務を自動化することで作業効率を高め、従業員と顧客との一体感を高めるとともに、より多くの監視、成長、リスク＆コンプライアンスを実践します。

• ルールシステム

一貫性のある自動化を達成するために、BPMプラットフォームには核心となるルールが必要です。反復プロセスだけでなく、多くの変数を持つ複雑なプロセスをも自動化するためには、動的なルールシステムが必要です。組織ルールは最適化を促進し、いかなる状況においてもプロセスを一貫させます。

• デバイスのモビリティ

BPMテクノロジーは、モバイルデバイスとデスクトップパソコンの両方からアクセス可能であるべきです。今日多くの人々は公私ともに、パソコンよりもタブレットやスマートフォンを用いて情報にアクセスしています。生産性を最大限に高める為に、企業は従業員が影響、利便性、機能性を損なうことなくどのデバイスにも対応できるようツールセットを拡大する必要があります。

• アクセシビリティ

クラウドや施設内でBPMソフトウェアを保存し利用する能力は、データとプロセスをファイヤーウォールの背後に保存する必要のある企業へ最大限の柔軟性をもたらします。BPMテクノロジーをどんな環境においてもアクセス可能にすることで、独自のデータやプロセスのニーズに対応できます。これは特に機密情報の管理に際して役立ちます。

• セキュリティ

セキュリティ（安全性）はBPMソフトウェアが企業の核となるプロセスを担う際に最も重要です。操作やデータは十分な安全性をもってハッカー、事故、その他不測の事態から保護される必要があります。ハッキングが頻繁にニュースとなっている今日、セキュリティが十分過ぎるということはありません。BPMシステムを継続的にセキュリティテストおよび監視しましょう。

• 包括的コラボレーション

BPMがもたらす最大の利益のひとつは、相互作用と従業員間での情報の共有を最大化するその能力です。ソーシャル・コラボレーションは組織や団体の人々をまとめ、共通目的の達成を促します。適切なBPMソフトウェアで、ソーシャルネットワークのように一か所の業務フローにアクセスできます。

BPMによる利益

なぜこれらは企業を悩ませるのでしょうか？米経済誌フォーブスによると、BPMの利益は確実でたいへん価値のあるものです。収入の増加とコストの削減は非常に有益ですが、企業の目的とテクノロジーの繋がりは今日のいかなるプロセス管理プラットフォームをもってしても不適当に組み合わされています。

BPMソフトウェアは、変化、プロセス管理、プロジェクトを完成させる機能を簡素化し、企業が職場環境を首尾よく迅速に変える手助けをします。どんな規模の企業にも、BPMは以下５つの利益をもたらします。

1. コスト効率

近年、世界的経済に対応する企業にとって単に予算を削減することは不可能です。企業繁栄のためには、費用と利益のコスト効率を最大化する必要があります。BPMは組織のコラボレーションとオペレーションを効率化し、繰り返す業務を自動化し、企業リスクを削減し製品の品質を改善することで、これらを可能にします。

2. 顧客満足

近年、顧客の要求は深刻です。彼らは広範囲の概念実証のプロセスを求めます。つまり、企業はセルフサービスのWeb 2.0能力を提供し、企業がどのように彼らのニーズに接するかを実証する必要があります。

ビジネスプロセス管理によってテクノロジーと人々とが結びつくことで、企業は新たな顧客を獲得し、彼らを満足させ維持することができます。それぞれの顧客に本人のアカウント内でセキュリティロール、リアルタイムの準備、カスタム化、情報へのアクセス、パーソナライゼーション、反応性を提供する進行中の企業コラボレーションを提供します。

3. 機敏さと柔軟性

企業が市場の新たな流行に反応するには、BPMテクノロジーの素早いプロセスが必要です。今日では素早く簡単に変更、展開、デザイン可能な柔軟性のあるツールが求められています。企業の機敏さは一般的に自動化と統合、ルール管理、プロセス管理の３つの要素を包含します。

自動化と統合

BPMソフトウェアはケース管理と業務プロセスをサポートするソリューションを提供し、プロジェクト管理と完全に統合します。全組織のデータベースひとつですべてが見通せコントロールでき、リアルタイムでの分析と業務報告ができます。

ルール管理

作業管理は形式のない共同作業です。適切な対応と可視的な統治の為にルール及びその管理は必要不可欠です。BPMを用いて各々のプロジェクト、機能、部署ごと等必要に応じて企業はルールを設定することができます。

プロセス管理

BPMの最も有益な点のひとつは、必要に応じて業務フローをカスタマイズし再利用する機能です。制作とコラボレーションにおいて、このタイプのプロセス管理は重要です。

4. 従業員満足

やりがいと作業環境の充足は従業員パフォーマンスと生産性を大幅に向上させます。従業員の意欲を向上する方法を企業は常に探しています。BPMは文書化され発達したプロセスを提供し、連携を強化し集中力を高めることで従業員にモチベーションを与えます。従業員は一か所で情報にアクセスでき、管理者は全員を簡単に監視することができます。

5. コンプライアンス向上

ルールに沿った変更やその他の要因の為に、企業にはコンプライアンスを遵守する為の柔軟なシステムが必要です。もしも失敗すれば、報告と罰金は法外で不測なものとなりかねません。BPMシステム内で、企業はコンプライアンスを日々の業務と統合できます。

ビジネスプロセス管理は、製品そのものではなく企業の運用力を向上する為のものです。それは時間、労力と投資を要します。BPMソフトウェアはそれを利用する企業の為にカスタマイズされたソリューションを作り出すべく多くのツールとアプリケーションを用い、その全てのビジネスプロセスの試みをもって企業をサポートします。組織は数多の業者からソフトウェアを選択し、BPMの目指す所とその日々の実践とを統合し効率化することができます。