新しいプロジェクトやチームの活動を円滑に進めるためには、効果的なコミュニケーションが欠かせません。そこで登場するのがコラボです。この専用スペースは、外部チームやクライアントとの協力をスムーズにするために設計されています。チャット、ファイル、タスク、カレンダーなど、必要なサービスが一つのプラットフォームに統合されているため、複数のアプリケーションを使い分ける必要がありません。
なぜコラボを使うのか？
コラボを利用することで、専門家をプロジェクトに招待することができます。すべての参加者がコース資料にアクセスでき、共同通話中に議論を交わし、タスクを効率的に管理することが可能です。私たちのコース「コラボガイド」や「ゲストのためのコラボガイド」では、このツールを最大限に活用するための貴重なインサイトを提供しています。
共通の作業スペースを作成
コラボは、社員とゲストを一つにまとめ、現在の参加者を明確に表示します。また、まだ参加していないメンバーにリマインダーを送る機能も備わっています。チャットセクションは非常に重要で、作業に関する議論や一般的な通話を行うことができ、すべてのコミュニケーション履歴は安全に保存され、簡単にアクセスできます。
コラボの主な機能
- チャット: すべてのコミュニケーションを中央集約し、簡単にアクセスできるようにします。
- ファイル: ドキュメントを一つの場所に保存・編集でき、データの喪失を最小限に抑え、コラボレーションを簡素化します。
- タスク: チャットから直接合意をアクション可能なタスクに変換し、進捗をすべての参加者が確認できます。
- カレンダー: 共通の時間帯やイベントを確認しながら、簡単に会議をスケジュールできます。
セキュリティとデータ管理
コラボはセキュリティを最優先に考え、アクセス権限を設定することができます。チャットからユーザーを削除すると、そのアクセスが取り消され、現在の参加者のみが機密情報を閲覧できるようになります。さらに、チャットはスパムや詐欺から保護されており、招待されたメンバーのみにアクセスが制限されています。
アクセシビリティと利便性
すべてのコラボレーション要素—チャット、ファイル、タスク、イベント—が一か所に集約されているため、サービスを切り替える必要がありません。Bitrix24のモバイルアプリを利用すれば、プロジェクトの管理、コミュニケーション、進捗の追跡を外出先でも行うことができます。
コラボの作成方法
コラボの作成は簡単で、Bitrix24のウェブ版またはモバイル版を使用して行えます。
1. メッセンジャーの「チャット」セクションに移動します。
2. 鉛筆のアイコンをクリックして「コラボ」を選択します。
3. コラボのフィールドを入力します：
- 画像: 簡単に識別できる画像をアップロードします。
- 名前: プロジェクト名を指定します。
- 説明: プロジェクトの簡潔な概要を提供します。
- 権限: コラボの変更、参加者の招待、アクセス設定の役割を割り当てます。
4. 「コラボを作成」をクリックします。
5. 社員や外部ユーザーを招待します。
まとめ
コラボは、内部チームや外部契約者（写真家やデコレーターなど）と共同作業をする際に、プロジェクトを整理するための統一プラットフォームを提供します。すべての重要なツールを一つのスペースに統合することで、生産性を向上させ、プロジェクト管理を効率化します。今すぐBitrix24でコラボの旅を始め、未来のコラボレーションを体験してみてください。
