ワークフローにぴったりなプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ方法

会社でプロジェクトを扱う際には、プロジェクト管理ソフトウェアをワークフローに統合したいですよね。こうしたアプリを使うと、チームの生産性をブーストしたり、締め切りに確実に間に合うことを確認したり、顧客満足度を高めたり、会社の利益を増加したりできます。この記事では、あなたにぴったりなプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ方法と、こうしたソフトウェアの機能や特徴についてご紹介いたします。さらに、ユーザーの種類ごとに最適なプロジェクト管理ツールがあることも併せてご紹介いたします。

プロジェクト管理ソフトウェアの定義

たとえば、映画を作るとしましょう。それにはまず、次のタスクを完遂しなくてはなりません。

• 俳優のキャスティング

• カメラマン、エキストラ、音響担当や他の専門家を雇う

• 関係者全員のスケジュールを組む

• 特定の場所（歴史的建造物など）で撮影を行う許可を得る

• 交通手段や宿泊施設の手配

• 費用の準備

• マーケティングキャンペーンの計画

これらすべてのタスクを正しい順番でこなす必要があります。プロセスには何百人もが含まれます。映画作成チームは複数の小さなチームによって構成され、それぞれ目標と期日が異なります。プロジェクト管理ソフトウェアを使うと、誰がいつ何を必要とするのかを把握できます。リソースを合理的に割り当て、スケジュールを最適化して、費用を削減できます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、オンラインのコラボレーションアプリの一種です。たとえば・・・

• プロジェクトの関係者は全員、自分がいつ何をすればよいのかログインして確認できます

• スタッフは、自分のタスクの進捗を記録できます

• 変更に関する言及など、関連のある詳細情報をスタッフが追加できます

• 関連のある許可レベルを持つチームメンバーは、同僚が現在行っているタスク、それらの期日、目標などをモニタリングできます

監督者は、すべてのタスクが時間通りに完遂されたかどうかを明確に把握できます。チームメンバーの誰かが期日に間に合わなそうな時には、マネージャーは素早くタスクを他の人に再割り当てすることができます。フィナンシャル・トラッキング機能を持つプロジェクト管理ソフトウェアであれば、予算オーバーでないかどうかも併せてチェックできます。

プロジェクト管理アプリの機能

プロジェクト管理ソフトウェアを使うと、オンライン・オフラインどちらのプロジェクトも扱うことができます。たとえば・・・

• インフルエンサー・マーケティングキャンペーン

• オフラインのトレードショー

• オンラインマーケットプレイスの作成

• 古い家のリフォーム

ソフトウェアを使うと、それぞれのプロジェクトに必要なリソースが明確になります。さらに、起こりうる問題を予め予測できます。何らかのタスクが期日に間に合わなそうであるとソフトウェアが認識すると、システムによって通知がなされますので、タスクやスケジュールをアレンジする時間が持てます。

最新型のプロジェクト管理アプリでは、次の作業を行うことができます。

• スタッフが締め切りに間に合わなそうなときに、プロジェクトのスケジュールを自動的にアレンジする

• スタッフの仕事の配分（作業過多など）を把握できるよう、監督者向けにレポートを作成する

• プロジェクトの費用を追跡する

• 顧客に作業時間分の請求を行えるよう、請求可能な時間を記録する

プロジェクト管理ソリューションの重要なパラメータ

優秀なプロジェクト管理ソフトウェアは、次の基準を満たしています。

• すべての進行中のタスクではなく、あくまでもプロジェクトに焦点が当てられている。たとえば、Airtable、Basecamp、Trelloはプロジェクト管理ツールとしてよく名が挙がりますが、実はどんな種類の仕事にも使えます。プロジェクトには、開始日、終了日、成果物が必要です。これらのエレメントのいずれかが欠けていたら、それはプロジェクト管理とは呼べません。

• プロジェクトをベースとした作業向けの追跡、構成、スケジュール調整の為のツールがある。ガントチャートも必須です。ガントチャートのタイムラインビューは、プロジェクト管理の典型的な表示方法です。

プロジェクト管理ソフトウェアを使うと、スタッフは何十、何百ものプロジェクトやスケジュールを同時に扱うことができます。もしもこれらをEメールや紙とペンなどで管理しようとしたら、職場は大いなるカオスと化すでしょう。

プロジェクト管理ソリューションを選ぶコツ

プロジェクト管理ソリューションを選ぶ時には、次の3つの質問を自分の胸に訊いてみてください。

• あなたのスタッフが完遂したいのは、どんなタイプのタスクですか？

• あなたの会社には、何人のスタッフがいますか？

• あなたは、会社やビジネスをどのように運営したいですか？

チームメンバーに、彼らの要望や悩みを訊いてみましょう。新しいツールを使って、彼らの為にトレーニングを行いましょう。実際にプロジェクトを扱う前に、彼らや会社のニーズにぴったり合うようアプリをカスタマイズしましょう。

プロジェクト管理ソリューションのセットアップに掛かる費用は、安くはないでしょう。でも、その投資の効果はすぐに現れます。まず、チーム内外でコラボレーションが促進されます。スタッフのパフォーマンスを評価して、彼らの生産性を改善する方法を見つけることができます。

無料で使える！おすすめのプロジェクト管理ソフトウェア

優秀なプロジェクト管理ソフトウェアが必ずしも高価であるとは限りません。優秀なアプリの多くには無料バージョンがあります。ただ、その機能は有料バージョンと比べて少々制限されているかもしれません。たとえば・・・

• 扱えるユーザー数／プロジェクト件数が少ない

• 使える機能は基本的な機能のみである

あなたの会社やビジネスが小規模で、一度に数件のプロジェクトだけを扱うのであれば、こうした無料バージョンでも十分効果を得られるでしょう。いっぽう、会社が大規模な場合は、まずは無料バージョンで実際に機能を試してみてから、有料バージョンへアップグレードすることをおすすめいたします。

AceProject、ProofHub、TeamGantt、Teamwork、Redmine、Wrike、Zoho Projects・・・これらはすべて高い人気を誇るプロジェクト管理ソリューションで、無料バージョンがあります。中でも最もおすすめなのはBitrix24です。Bitrix24には豊富な機能が満載で、オンプレミス型とクラウド型の他、iOSとAndroid向けモバイルアプリもあります。Bitrix24の持つプロジェクト管理機能には、次のものがあります。

• グループや非公開タスクを無制限に作成できる

• サブタスクやチェックリストを追加できる

• 繰り返し行うタスクはテンプレートで自動化できる

• ガントチャートを使ってプロジェクトのプランニングとモニタリングができる

• カンバンビューに切り替えると、カスタマイズ可能なステージでタスクとプロジェクトを可視化できる

• フリーランサー、パートナー、顧客など、外部ユーザーとのコミュニケーションやコラボレーションは、エクストラネットで安全に行える

• スタッフのパフォーマンスを評価する為のレポートを生成できる

Bitrix24は、サードパーティー製品ともシームレスに統合できます。プロジェクト管理ツールに加えて、タスク管理や時間管理ツールも揃っています。ビルドインのコンタクトセンターもあります。ウェブサイトビルダーや、無制限にレコードを保管できるパワフルなCRMもあります。

Bitrix24は、あらゆる分野や規模の会社におすすめです。無料プランの他に、月額30ドル～120ドルまでの有料プランが3種類あります。

小規模ビジネスにおすすめなプロジェクト管理アプリ

小規模ビジネスにおすすめなプロジェクト管理ソフトウェアは、1ユーザーにつき月額15ドル以上であってはなりません。月額6ドルや、月額3ドルで済むことだってあります。そうした製品は、より高価な製品に比べると機能が少ないです。たとえば、次のようなタスクは扱えないでしょう。

しかし、その基本的な機能は、小規模ビジネスのニーズに応えるには十分な筈です。

プロジェクト管理ソフトウェアをはじめて使う人には、お手頃価格で学習カーブも緩やかなGanttPROがおすすめです。時間と共にビジネスの成長が期待できる場合は、お互いシームレスに統合できる、便利なアプリのエコシステムであるZoho Projectがおすすめです。

大企業におすすめなプロジェクト管理アプリ

大規模な企業や団体におすすめなのは、CeloxisやLiquidPlannerです。これらのツールを使うと、次のタスクを実行できます。

• 何千人もの従業員の作業を調整する

• 請求目的ごとに時間を追跡する

• プロジェクトの収益を上げる

• 予算を追跡する

• リソースへの洞察を深める

• 優先度の高いタスクを指定する

• 失敗しそうなタスクやプロジェクトを特定する

こうしたソリューションでは、個人個人のパフォーマンスよりも、チームと部署の生産性により焦点が当てられています。

ユニークな機能を持つ、おすすめのプロジェクト管理アプリ

ビジネスが次の２つのクライテリアに直面した場合は、独自の機能を持つソリューションを使いたくなるでしょう。

• あなたの会社が大規模な組織ではない場合

• 小規模ビジネス向けのソフトウェアでは、機能が物足りない場合

そんなときには、次のアプリがおすすめです。

さいごに

この記事をお読みになり、プロジェクト管理ソフトウェアの基本的な機能や特徴についてはご理解いただけましたでしょうか？こうしたソリューションを使うと、複数のプロジェクトを同時進行できます。人材を適切に配置して、スタッフの生産性をブーストするのも簡単です。いつでもプロジェクトは期日に間に合い、顧客満足度は向上し、リピーターは増え、会社の利益が増加します。