WFM（ワークフォース・マネジメント）を成功させる為の10の鍵

ビジネスの規模、業界、方針に関わらず、WFM（Work Force Management／労働力の管理）は常に大切です。 生産性の高いチームを結成するにはコツが要ります。コツを使って戦略をチームに適応させると、あらゆる課題に対応できるようになります。この記事では、その為の専門的なツール、リーダーシップのテクニック、テレワーカーを管理する方法など、従業員を効率的に配置する為の10の方法をご紹介いたします。

FAQs

WFM（労働力管理）とは何ですか？

WFM（労働力管理）とは、従業員と組織が潜在能力を発揮できるよう構造や手順を整備することを意味します。採用、予測、スケジューリング、分析などを使うと、WFM（労働力管理）を正しく行うことができます。

WFM（労働力管理）はなぜ重要なのですか？

WFM（労働力管理）は、次の要素によって組織を最適化する効果があります。 • 適材適所 • 時間とリソースの無駄を省く • カスタマーエクスペリエンスを改善する • チームの士気を高く保つ • 業務ロードをチームで公平に共有する

優れた労働力管理を測定するには、どの指標を使うのが効果的ですか？

労働力管理の測定基準には、次のようなものがあります。 • 従業員の生産性 • 従業員の満足度 • 従業員の離職率 • 従業員のエンゲージメント • 顧客満足度 • 組織や部門全体の財務実績

1. 採用アプローチを体系化する

ビジネスを成功させる鍵のひとつは、舞台裏にあります。従業員を扱う際の舞台裏とは、採用したい人を慎重に選択し、採用候補者に関する詳細な記録を集めることを意味します。 効率的な労働力を生み出すには、効率的な雇用システムが必要です。人間にはどうしても偏見があったり、判断を誤ることがあります。ですので、一貫した方法で面接を行うようにするのは勿論のこと、主要なスキルを面接前にスクリーニングしましょう。 決断を下し、採用候補者を受け入れたら、オンボーディングと情報収集のプロセスを続行します。昇進、トレーニングセッション、データの変更など、従業員名簿ですべて追跡しましょう。 最新型の従業員名簿では、タスクの割り当て、責任の分担、将来重要な決定を下す際に役立つ情報の取得ができます。このシステムは、この記事でご紹介する鍵となる組織基盤を設定します。

2. 適材適所

労働力管理について考えるとき、最初に思い浮かべることのひとつは適材適所です。どんなに優秀であっても、デザイナーをSNS戦略家に割り当ててはいけません。適材適所は、従業員と顧客の両者を満足させます。授業員はやる気と上司への感謝を持ち、顧客満足度は向上します。 もちろん、チームが小規模な場合は、あちこちでタスクのクロスオーバーが必要です。ですので、人々がコンフォートゾーンから出たときには、未知なる役割に自信を持って取り組むことができるよう、彼らをサポートする必要があります。チームの能力を頻繁に伸ばし過ぎていることに気づいたら、再編成を検討するべき合図です。 適材適所には、管理者の内省も必要です。特に、組織の創業者の方は、すべてをコントロールしたがる傾向がありますが、これは止めてください。すべてを細かく管理すると、個人のパフォーマンスは大幅に低下し、人々は息苦しさと欲求不満を感じます。ですので、管理者にとって賢明な委任（適材適所）を学ぶことはたいへん重要です。

3. 明確な進行経路を提示する

役割の委任について考えるときには、専門的な進歩の為の色々な手段を提供することも推奨されています。若い世代は、そこに何があるかを認識していて、常に物事を切り替えて学び続けるという宿命を背負っています。管理者が彼らに次なるステップを提供できない場合は、他の誰かが提供することになります。 もちろん、組織にとっては数週間毎に新入社員を受け入れて教育するよりも、従業員を維持するほうが好ましいでしょう。離職率を低く抑えるには、魅力的な給与と労働条件に加えて、明確なキャリアパスを提示するのが効果的です。 チームにタスクを委任する他にも、個人をプロジェクトリーダーまたは専門的スクラムチームの一員に任命すると、より多くの責任を与えることができます。トレーニングの機会を設け、より多くの責任を負うことが出来るよう、従業員のスキルセットを広げるのもおすすめです。 最後に、社内の求人掲示板に空席を掲載すると、組織がその人材に投資する意思があることを従業員に示すことができます。この方法を使うと、組織の仕組みを熟知したチームを結成できます。

4. 柔軟な勤務形態を受け入れる

労働力管理を効率的に行う方法を探すときには、プロセスのスピードアップに焦点を絞りがちです。ですが、費用を節約して、より効率的な戦略に投資できる方法は色々あります。 最も明確な方法は、リモートオフィスに切り替えて、諸経費を大幅に節約することです。オフィスの賃貸費用や電気代がゼロになったら（従業員の通勤が不要になったら、これ以外にも多くの費用がゼロになります）、その分賃金を高く設定して、より優秀な人材を探すことができます。 ただし、超効率的なチームを結成するには、リモートワーカーの管理方法を学ぶことが必須です。管理者が提供する自由は、従業員から高い評価を得るでしょう。では、管理者が従業員から質の高い仕事を得るにはどうすればよいでしょうか？ 労働力管理の取り組みをリモートチームの管理に適用すると、無限大のメリットを得られるといわれています。年中無休で多言語対応のコールセンターや、世界各地の活気づいた販売代理店など、最寄りの地域を越え、世界中から優秀な人材を集め、完全無欠のドリームチームを結成することも夢ではありません。

5. 時間追跡ソフトウェアで従業員の生産性を測定する

時間追跡ソフトウェアは、リモートチーム・オフィス勤務両方のチームを管理するのに適しています。時間追跡ソフトウェアを使うと、チームが期待通りのパフォーマンスを発揮できているかどうかを確認できます。 時間追跡ソフトウェアは、シンプルなシステムです。各個人が作業を開始すると、タイマーが開始されます。作業を終えたら、タイマーをオフにします。優れた時間追跡ソフトウェアでは、各チームメンバーのタイマーと内部システムが自動同期されています。各従業員が報告された期間に完了した作業単位を調べると、生産性の包括的なアイデアを得られます。 時間追跡レポートは、1対1の評価を確認するのに最適な指標です。ただし、管理者は毎週始めに生産性を確認し、必要に応じて対応できます。タスク過多の際は、カジュアルな非公式の会議を行って根本原因に対処してください。生産性が低下しているときには、小さな介入を頻繁に行うと、効率的な労働力管理を促進できます。

6. チームのデータに基づいてプロジェクトを計画する

時間追跡ソフトウェアを使うと、幅広い情報を収集できます。中でも最も役立つのは、プロジェクト管理機能でしょう。プロジェクト管理機能では、時間を理解することが最も重要な要素です。 実際には、すべてのタスクの期間で収集されたデータを労働力管理に適用します。この方法を使うと、ブログを書いたり、1週間分のソーシャルメディアの計画を立てるなど、毎日のタスクの平均を求めることができます。次に、顧客と共有できる時間枠でワークフローを作成し、従業員の賃金を含む各ステップのROIを計算できます。 ただし、プロジェクトは決して簡単ではありません。予期せぬ問題が途中で発生することもあります。タイムトラッカーは、問題の発生場所を直接示してくれますので、迅速に問題を修正できます。ただ、予め予測不可能な遅延に備えて、各プロジェクトに追加する予備の時間を計算するのが賢明です。ワークフローテンプレートに余裕を持たせ、見積を結果に合わせて維持しましょう。

7. 退屈な仕事を自動化に任せる

これについては以前にも触れましたが、効率的な労働力管理にとって、自動化は欠かせない要素です。単純なアルゴリズムである自動化を使うと、シンプルで反復的なタスクをワークフローから削除できます。 最近の従業員管理ソフトウェアには自動化を使えるものが多く、ユーザーからの人気も高いです。たとえば、自己実行型のワークフロー テンプレートというものがあります。すべてのタスクが相互に関連していて、１つのタスクが完了済としてマークされると、次のタスクが適切な担当者に割り当てられます。タスクの依存関係は、プロジェクト管理者の2番目のコマンドとして機能し、管理者がオフィスで不在の時でも、チームメンバー全員が十分な作業を行うことができます。 反復タスクに費やす時間とヘッドスペースを削減すると、人間的な側面を必要とするタスクにチームの労力を集中させることができます。たとえば、評価です。手書きのメモや記録は紛失の恐れがありますが、自動化ツールを使えば、ボタンをクリックするだけで各従業員のパフォーマンスと作業効率に関する詳細なレポートを取得できます。

8. あらゆるレベルで説明責任を奨励する

説明責任は否定的な意味で使用されることもあり、この場合、間違ったことをした人に正義をもたらします。ですが、所有権というレンズを通して説明責任を見た場合はどうでしょうか？この場合は、何かが失敗した時に責任を負うというよりも、プロジェクトをチームの子供のようにとらえ、物事が上手くいったときに正当な称賛を得るという意味合いになります。 チームメンバーのひとりひとりが、プロジェクト全体だけではなく、個々の役割についても説明責任を負うと、自分がプロセスのどの段階にいるのか誰にも明確に分からないという状況を回避できます。ひとりひとりが個々の説明責任を負うことで、各人がリーダーのように状況を制御できます。 説明責任の推奨は、新人研修から始まります。各チームメンバーに、自分の責任と報告先を伝えてください。次に、プロジェクト管理ソフトウェアで指示を設定する際には、各タスクのリーダーをメンバー全員が把握できるよう責任者を割り当てます。称賛は公開し、批判は非公開にして、チームメンバーにステップアップの為のナッジを与えましょう。

9. コミュニケーションで効率化する

チームをうまく機能させるには、明確で効率的なコミュニケーションが不可欠です。コミュニケーションが不十分だと、混乱やフラストレーションが生じて時間が無駄になってしまいます。特にリモートチームの場合、コミュニケーションが不足していると個人は孤立感を覚え、仕事へのやる気をなくしてしまうことがあります。これでは、労働力管理を効率的に行うことは出来ません。 組織の最終目標を概説し、それらの目標達成の為に果たすべき役割を各新入社員に伝えるオンボーディングの瞬間から、コミュニケーションは既に始まっています。チームメンバー全員が新しいアイデアを快適に提案し、組織へのリスクにフラグを立てることができるよう、組織内の風通しを良くしてください。 ポリシーを作成する際には、どのコミュニケーション ツールをどの目的に使用するかに加えて、コミュニケーション ツールの使用方法もカバーしてください。たとえば勤務時間外の連絡を許可すると、夜遅くに仕事関係の電話が掛かってくるかもしれず、チームメンバーのストレスとなってしまいます。チームメンバーのプライバシーを保護し、高い満足度とモチベーションをもって人々が仕事中に励めるよう、確固たるコミュニケーションポリシーを作成してください。

10. 労働力管理を継続的に改善する

効率性に関する問題を一度に全部解決できる方法はありません。ですが、定期的な取り組みを続けることで、労働力管理の質を高く保つことは可能です。多くの費用が掛かる抜本的な立て直しを避ける為に、アプローチは常に調整し続けましょう。

労働力管理を改善する際に、最も有効な方法のひとつは新しいテクノロジーを導入することです。何らかのイノベーションが市場に出回ると、組織はそれらを利用しようと躍起になりがちです。

同様に、自分の業績に関する情報を顧客から得ることもできます。フィードバックを収集し、顧客のニーズを確認しましょう。これで、時間とリソースを見当違いな方向に浪費することなく、確信をもって新しい戦略に乗り出すことができます。継続的な改善の習慣が定着するよう、部長との毎月のミーティングを設定して、意図を正式に伝えるようにしてください。

チームの生産性に問題があるときには、Bitrix24のような労働力管理ソフトウェアを使い始めるのがおすすめです。Bitrix24を使うと、あらゆる最適化戦略を1か所でまとめて実行できますので、チームの進歩の調整・測定・報告がスムーズになります。

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