世界中で起こったオフィスの大規模な空っぽ化は、労働市場の大部分をテレワーク（リモートワーク、在宅勤務）に移行させる以上の影響をもたらしました。管理職や人事部門は、遠隔地の従業員を雇うことを余儀なくされています。小綺麗なスーツと力強い握手が、10人程の採用候補者間で違いを生む時代は終わったのです。今日の採用活動は物理的な枠を越え、全世界に広がっています。そして、それには長所と短所の両方があります。
オンライン採用は未だ黎明期です。テレワーカーへの効果を期待し、自社の戦略をコピー＆ペーストして宣伝する雇用主が多いですが、これは大きな過ちです。雇用主に求められているのは、採用候補者が新たな労働条件を要求する中、様々なプロファイルに目を通すことです。
こうした状況に不慣れな方もいらっしゃるでしょう。どうぞご安心ください。従来のアプローチにほんの少し手を加え、いくつかのオンラインツールを取り入れることで、新たな時代のニーズに適応して群を抜くことができます。
この記事では、テレワーカーを雇用する際に知っておくべき事柄をご紹介いたします。個人的なスキルや準備作業、またプロセスを簡易化する為の技術ハックを以下でご説明いたします。
リモートワーカーを雇うとは、どういう意味ですか？
リモートワーカーは、物理的なオフィスではなく、自宅などの遠隔地からクラウドで作業を行う従業員です。直接顔を合わせることなく従業員を採用するプロセスは、リモート採用と呼ばれます。これらを行うには、詳細な計画、技術ソリューション、適切な求人広告が必要です。
優秀なリモートワーカーを雇う方法はありますか？
リモート採用は、全世界に向けて発信されます。優秀な人材を惹きつける為には次のコツがあります。
次のようなツールは、リモート採用を劇的に簡易化してくれます。
自分に必要なものは何かを知っておきましょう
リモート採用に不慣れな人は、社内のアプローチをコピー＆ペーストするだけになりがちです。ですが、チームの要となることを考えた場合、リモートワーカーには少し異なるスキルが求められます。
たとえば、仕事になかなか集中できない人が真向いの机に座っていたら、注意を促すのは簡単ですよね。一方、リモートワーカーの場合は、割り当てられた仕事を時間内に終わらせることのできるよう、自発的に行動できる主体性が求められます。
以前のテレワーク、フリーランスのポジション、起業家としての努力の証拠などを履歴書で確認してください。これらを見れば、彼らの主体性の有無が分かります。また、入社したものの、締め切り間近に退職するような人は雇いたくないですよね。ですので、以前の上司（特に、リモートワークをしていた際の上司）からの推薦状で、候補者のコミュニケーションスキルを測定するのが理想的です。
適切な採用ツールで武装しましょう
他の国にいるテレワーカーを雇う際には、社内の役割よりも多くの応募を獲得する必要があります。つまり、組織化する必要があるということです。
広告と応募をすべて追跡するには、採用に特化したツールを人事部門の為に用意してください。各応募者の業務評価や追加のコメント等、候補者をふるいにかけるのに役立つ社内ワークフローを作成できます。
最新のソフトウェアは、予定のスケジューリングにリンクする通信チャネルとデータベースも備えています。これにより、アプリケーションの流れをカレンダーに直接接続し、ストレスフリーに面接を調整できます。
最後に、目標を達成したら、取得した全ての情報を従業員名簿に含めることができます。従業員名簿では、氏名、役職、部門でチーム全体を検索できます。これでオンボーディングプロセスが合理化できますし、リモートワーカーは正式なプレゼンテーションを必要とすることなくスムーズにやり取りできます。
インタラクティブで魅力的なオンボーディングプロセスを作成しましょう
リモートワーカーには直接オンボーディングを行うことが出来ません。テレワークを行う従業員を雇用する際には、プロセスを機能させる為に細心の注意を払って計画を立てる必要があります。リモートワーカーに対しては、オフィスワークを行う従業員に対してよりも多くの側面をカバーする必要がありますが、それは決して実行不可能ではありません。
まずは、ビデオ録画から始めるのがおすすめです。これは、組織、部門、新入社員の役割をカバーする一連の教育ビデオです。組織のすべてのツールを確実にカバーできるよう、ビデオの内容を理解できたか確認する為のミニテストを設定できます。ミニテストの終了後、管理者は全テストが保存されている共有フォルダへ移動し、結果を確認してフィードバックを送信できます。
毎日の業務の開始時と終了時に、新入社員とのミーティングをスケジュールして、問題がないかを確認したり、次のステップを紹介してください。他の国にいるリモートワーカーを雇用している場合は、タイムゾーンを合わせてミーティングの時間を調整する必要がありますので、スケジューリングの段階で考慮しましょう。
最後に、自分達が歓迎されているとリモートワーカーが感じられるようにしてください。リモートワーカーを雇用する際には、彼らが別の部門に属するとしても、コホートで雇うのもおすすめです。カジュアルな自己紹介やオンラインゲームで彼らの緊張をほぐし、リモートチーム間では芽生えにくいとされている団結力を高めましょう。
真に競争力のあるパッケージを提供しましょう
前述のように、テレワーカーを雇用する際には世界中の企業と競うことになります。現在の雇用市場は、労働者が必死に職を求めるというよりも、組織や企業が優秀な人材を探す傾向にあります。
ですので、優秀な人材を惹きつける為に、他の組織にはないものを提供する必要があります。リモートオフィスを運営することで節約できる費用を、最高の人材を惹きつける為に投資しましょう。
リモートワーカーを惹きつける為のアイデアには、次のようなものがあります。
モバイル／インターネット
ストックオプション
ヘルスケア
食事手当
ジムのメンバーシップ
事務用品の提供
労働市場を占める割合にミレニアル世代とZ世代が増加し続けていることを考慮すると、給与や福利厚生に加えて何らかの魅力的なものを提供することは、かつてないほど重要となっています。学習と開発の機会は、向上心溢れる人々にとって大きな魅力です。その為、リモートワーカーを採用する際には、専門的な開発ルートを実践的に提供することを強調して優秀な人材を惹きつけましょう。
そうして集めた才能を維持するには、先を見据え、ビジネスを通した昇進の道筋を計画してください。遠隔地の従業員を雇用する大変さを考えると、優秀な人材を確保しておきたいと思いますよね。それを達成するには、内部経路を提供するのが最善の方法です。
他の採用と同様に、リモートワーカーを雇用する際にはスキルの証明が必要です。新入社員のスキルが会社に必要な基準に達していない場合、オフィス勤務であれば社内で指導ができます。一方でテレワークの新入社員の場合、チームで彼らを常時監視するのは困難です。その為、リモートオフィスには初日から即戦力となれる人材が必要です。
彼らのスキルを知るには、関連のある分野で彼らの知識を問うテストを行いましょう。スキルテストの内容は業界により様々ですが、テストにかける時間は共通である必要があります。1時間で行うべきテストを1週間かけて行っても、候補者がプレッシャーのある環境下でどう働くことができるかどうかを測ることはできません。
特定のアプリについて、不満な点を候補者に尋ねるのもおすすめです。アプリの利点についてはテスト前に調べて回答できますが、不満や不快な点はアプリに精通していないと回答できないものです。
オンボーディングを忘れていいわけではありません。新入社員がツールやプロセス、組織文化についての理解を深めることは依然として重要です。ただし、業界について既に詳しい人がいると、信頼できるテレワーカーを雇える可能性は遥かに高くなります。
面接のプロセスをリモートワーカーに適応させましょう
多くの場合、候補者があなたのチームに相応しいかどうかは面接の段階で判断できます。彼らの履歴書はすべての条件を満たしていて、彼らがハードスキルテストに合格していていれば、あとは彼らがあなたの組織文化に適合するかどうかを知ればよいだけです。
オフィスワーカーを採用する際と比べて、リモートワーカーを採用する際には、彼らの文化的適合性を確認することが更に重要です。とはいえ、最終面接の為に地球の裏側まで移動する必要はありません（ただし、オフィススペースを節約できることを考慮すると、それもまたアリかもしれません）。ですが、相手の人となりをより深く理解するには、メールではなく音声での会話が適しています。
ですので、ビデオ会議ソフトウェアを使って、オンラインで対面インタビューを行いましょう。質問への回答を逐一記録するのも良いですが、やはり生の会話に勝るものはありません。質問に対する彼らの最初の反応や、プレッシャーへの対処方法など、録画された動画では再現できない本能的な特徴をすべて見ることができます。
リモートで従業員を採用する際には、面接で次の質問をしてみてください。
自宅から仕事をする際には、どのように集中力を保ちますか？
リモートワークの為のコミュニケーションハックを学んだことはありますか？
テレワークを行う際に困難な点は過去にありましたか？
自宅から仕事を行うときの1日のスケジュールを教えてください。
効率的なオンラインオフィスをセットアップしましょう
テレワーカーを雇用して利益を得るには、彼らが創造性を発揮できる環境を整える必要があります。リモートオフィスは、通常使用する全てのツールがクラウド経由で接続されている等、物理的なオフィスよりも優れていなければなりません。
コミュニケーションツール一式と、それらを使い熟す為のマニュアルが無ければ、リモートオフィスのセットアップは困難です。多くの管理者が対処に追われる問題点は、インスタントメッセージ、Eメール、ビデオ通話などに散らばったコミュニケーションです。タスク管理ソフトウェアを使うと、タスクに関連する更新やコメントを信頼できる記録としてカードで管理できます。
ドキュメントコラボレーションというツールを使うと、チーム全体を更にまとめることができます。テレワーカーを雇用する際には、共有ドキュメントで同時に作業が出来ること、バージョン履歴を使用して古いドラフトから情報を取得する等、便利な方法を認識しているかどうかを確認してください。
テレワーカーを雇用する為の第一歩を踏み出しましょう
テレワーカーを雇用する際に役立つ具体的なアイデアは、以上です。これらを実践すると、競合他社と差をつけ、市場の最先端に身を置くことができます。良い雇用主が見つかると、その噂はすぐにテレワーカー界隈で広まります。そして、それが悪い雇用主であった場合、悪い噂は更にあっという間に広まります。つまり、遠隔地で働くのに最適な組織としての評判を得ることができれば、優秀な人材を獲得できる可能性が高まるということです。
物事を正しく行う為には、正しいツールが必要です。そう、そこでBitrix24の出番です。Bitrix24では動的な人事採用システムを使える他、テレワーカーの採用を簡易化する為に舞台裏で機能するツールがすべて連動しています。
プロジェクトのワークフロー、共同ドキュメント、従業員名簿、ビデオ会議ソフトウェアなど、色々なツールがすべて連動していますので、人的側面に集中できます。さらに、広告のランディングぺージを作成し、幸福な従業員によるテスティモニアル動画やレビュー文を載せることもできます。
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