テレワーカーを新たに迎え入れる際に必要な8つの戦略

この記事の内容：

1. ウェルカムメッセージを送信する
2. 最初の数日間の明確なスケジュールを設定する
3. 彼らをチームに紹介する
4. 組織図を最新の状態に維持する
5. ソーシャル向けのワークグループを作成する
6. 新入社員を迎え入れる為の技術的なガイドを作成する
7. オンボーディングプロセスに関するフィードバックを得る
8. すべてをワークフローにまとめて、新たなテレワーカーを歓迎する

FAQ

人々をチームとして団結させるのが繋がりの感覚であることは、おそらく太古の昔から変わりません。そして、これらのチームが結成されるのは偶然ではありません。

長きにわたり、HR部門はあらゆる項目（新入社員が仕事に就く為の準備を迅速に行う、チーム内の壁を取り除く、企業文化を伝える等）にチェックマークを記載する新人研修プロセスを開発してきました。

ですが、HR部門がそうしたプロセスを改良していたちょうどその時、リモート革命が起こりました。多くの人々が自宅で仕事をするようになった結果、1対１のやりとりを前提とする従来のルールブックは不適切となり、スクリプトを書き直す必要性が出てきました。

この記事では、あまり時間を掛けずにオンボーディングプロセスを完了する方法や、直接会ったことのない人とフレンドリーなチームを作成する方法などをご紹介いたします。新入社員のオンボーディングに革命を起こしたい人は、ぜひ最後までお読みください！

１．ウェルカムメッセージを送信する

ウェルカムメッセージは、新たなテレワーカーを歓迎するときに行う最初のステップです。第一印象を決める大切な機会ですので、重要視する必要があります。

新入社員へのウェルカムメッセージは、従業員との関係のトーンを設定します。たとえ非公式であっても、会社の口調で話すことを恐れないでください。こうすることで統合がスムーズになり、新しい仕事を始める際の不安が解消されます。長期的に見ても、リモートワーカーにとって不可欠である強い絆を生み出し、定着率を向上させることができます。

重要とはいえ、すべての新入社員を歓迎する為に何日も費やす必要があるという意味ではありません。重要なポイントをすべてカバーする一般的なEメールのテンプレートを作成し、各個人向けに些細な個人的なタッチを追加するのが最も効率的な方法です。ウェルカムメッセージのテンプレートには、次の要素を含めてください。

• 歓迎の意思、あなたが彼らに持っている信頼の提示。

• 彼らの役割の簡単な概要。会社の全体的な目標にとって、彼らの役割がいかに重要であるかを示してください。

• 紹介、オンボーディングセッション、管理タスクを含む最初の1週間の明確なロードマップ。

• 彼らに対するあなたの信頼を繰り返し、彼らが必要な時にはいつでもあなたに手を差し伸べることができるという保証を示してください。

新入社員へのウェルカムレターの最後のヒントは、余裕をもって事前に作成し、最初の朝に送信されるよう自動化しておくことです。こなすべきタスクは他にも多くありますので、初日のToDoリストは出来るだけ簡潔に作成してください。

２．最初の数日間の明確なスケジュールを設定する

新たなリモートワーカーを歓迎する際には、彼らは誰が誰で何が何であるかを一切知らずに自宅にいるということを念頭に置いてください。これは、自信に溢れる従業員にでさえ不安を引き起こしうる状態です。

ですので、新入社員をバーチャルで歓迎する方法を検討する際には、自分の個人的なカレンダーから始めて、完了するタスクを視覚的に表現してください。これらのプロセスにはドキュメント署名が多く含まれますので、オンライン署名ツールを使って両方の時間を節約しましょう。

オンボーディングのスケジューリングの際に最も重要なヒントは、プロジェクト管理ツールですべてのアクティビティをレイアウトすることです。たとえば、カンバンはオンボーディング スケジュールを表示するのにぴったりです。各タスクには、詳細な指示、期限、タスクに関与する必要のあるメンバーの情報が含まれます。

もちろん、このプロセスは監視できます。ですが、これは新入社員にとって、結果を求められない環境の中でツールがどのように機能するかを学ぶ絶好の機会でもあります。これは、新たな役割に関する技術的なガイドの後のセクションの前身です。

３．新入社員をチームに紹介する

ビデオ通話で新入社員をチームに紹介することは、新たな従業員をオンボーディングするときに行う最初のアクティビティのひとつです。ビデオ通話は、準備が不要で気軽に参加でき、ストレスフリーにチームの基礎を築くことができるイベントです。

会話の流れを掴むためには、導入アクティビティを複数試してください。たとえば、先輩スタッフが自己紹介をして、アドバイスをひとつ提供します。リラックスできる雰囲気で、ユーモアの溢れる会話となるよう工夫をしてください。

同様に、新入社員は、過去の経験の要約、彼らがチームにもたらすことができるもの、彼らの学びに役立ったことなど、簡単な話題をチームに提供できます。チームが同意すれば、新入社員のメンターを選ぶのも良いでしょう。ﾒﾝﾀｰは、オンボーディング プロセスでカバーできない質問に対する最初の連絡先となります。メンターは、新たなリモートワーカーを歓迎する際の真の秘密兵器です。

確かに、やるべきことが多くあってチームは忙しいでしょう。ですが、これらの紹介は決して時間の無駄ではありません。新入社員をバーチャルに歓迎する方法を学ぶことで、コミュニケーション チャネルが開かれ、チームが友好的で、オープンで、楽しいものであることを示すことができます。

４．組織図を最新の状態に維持する

新たなリモートワーカーをチームに歓迎する、という最初の項目にチェックマークを入れました。ですが、結束の強いユニットでない限り、知り合うべき人がもっとたくさんいるかもしれません。すべての部門で新入社員をひとりずつ紹介することは不可能です。しかし、現在および将来的にプロセスを合理化することは可能です。

組織図は、効率的なリモートチームにとって不可欠です。物理的なオフィスのように新人が顔を出さないと、新入社員の存在は気づかれにくく、彼らに疎外感を与える可能性があります。ですが、チームメンバー全員の笑顔、名前、職務内容、多数の連絡先を収集すれば、組織全体の構造をクラウドに配置できます。

オンボーディング スケジュールの一部として、一緒に組織図を確認し、新入社員が頻繁にやりとりすることになる他の部門の人をすべて示しましょう。その際には、これらの人々がどう繋がっているかを説明してください。こうすることで、タスクと役割に関与する人々との間に明確な繋がりが生まれ、最終的にリモートチームとしてリラックスできるようになります。

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５．ソーシャル向けのワークグループを作成する

組織図からズームインすると、社内にサブグループを導入できます。

サブグループは、新たなテレワーカーを歓迎するのに優れた方法です。仕事またはソーシャル（或いはその両方）関連のサブグループを通して、テレワーカーは会社で自分の居場所を見つけることができます。たとえば、スクラムチームが最高のパフォーマンスを発揮するにはチャネルが必要です。その多くは、個人レベルでお互いを知ることができる火曜日の夜のクイズ倶楽部とクロスオーバーできます。

ソーシャル インスタント メッセンジャーのチャットやグループを気晴らしとみなすのは、やや近視眼的です。特に、新たなリモート採用に関しては、チームとして優れたパフォーマンスを発揮する為にはチーム間の社会的絆が必要不可欠です。こうした絆を持つと、コミュニケーションの障壁が解消され、必要なときに助けを求めたり、問題の芽が小さなうちに解決の為のアドバイスを提供したりできるようになります。同時に、誰もがお互いの背中を支え合っているので、困難が生じた際には喜んで同僚に手を差し伸べることができます。

６．新入社員を迎え入れる為の技術的なガイドを作成する

リモートチームでは全員が自宅で仕事をするので、ソフトウェアを効率的に使用できているかどうかをチームの肩越しに眺めて確認することはできません。さらに、何か分からないことがあったときに、周囲に助けを求めることを躊躇する新入社員がいるかもしれません。

その為、新たにリモート社員を歓迎する際には、ツールの機能方法を確認する必要があります。優秀なオンライン ビジネスソフトウェアには、FAQ、動画、トレーニングセンターが付随しています。重要な詳細を抽出して、新入社員向けに楽しく分かりやすいガイドを作成してください。

新入社員ごとに新しいガイドの下書きをするのは、時間が掛かり過ぎます。ですので、次の従業員のコホートの為に、共有フォルダにあるものを保存してください。戦略を変更したり、より良いプラクティス（取り組み）を見つけた際には、その都度マスタードキュメントを更新しましょう。

これらのマスタードキュメントは、オンボーディング以外にも役立ちます。明確にラベル付されたクラウドベースのドライブにガイドを保存しておくと、必要なときに従業員はガイドを参照できますので、多くの作業を短縮できます。

７．オンボーディングプロセスに関するフィードバックを得る

新しい従業員をオンボーディングする際に、自分のアプローチが正しいかどうかを判断するのは困難です。あなたが尋ねなければ、初心者である新入社員がアプローチを改善する為の提案を自発的にしてくれる可能性は殆どゼロに近いです。

だからといって、突然ビデオ通話を始め、あなたのやり方について質問して新人を驚かせるのは良くありません。そうではなく、オンボーディング エクスペリエンスが終了したら、事前に準備しておいたフォームを送信し、彼らが気に入った点と改善して欲しい点について尋ねるのがおすすめです。色々な側面に対する満足度を１から１０までの数字で単純に評価することもできますが、それだとすべての質問を十分に考慮せずに適当に１０点満点を付ける人がいる可能性があります。

ですので、テキストボックスを複数追加して、それぞれの回答に追加の詳細を記入するよう促しましょう。これで、アプローチの強みと弱みをより明確に把握できます。

８．すべてをワークフローにまとめて、新たなテレワーカーを歓迎する

新しいリモートワーカーを歓迎する際には、新人以外の人も物事を把握する必要があります。あらゆる要素をタイムリーにカバーし、新しい才能を出来るだけ早く芽吹かせることが出来るよう、完璧な管理を行うことがマネージャーに求められます。

新しいテレワーカーを歓迎する際には、覚えておくべき事柄が非常に多いので、日々のタスクと並行してそれらをすべて完璧にこなすのは至難の業です。

ですので、スマートな方法でそれらを行うのがおすすめです。

新人向けのガイドやウェルカム レターを作る際には、テンプレートを使えると前述しましたが、これはオンボーディング ワークフロー全体にも適用できます。これには最初から最後まで、すべてのタスクが含まれますので、新入社員は自分がどれだけタスクに参加しているかをストレスフリーに把握できます。

さらに、ワークフローの一部を自動化することもできます。新入社員がタスクを完了すると、確認の為の自動通知が送信されます。その際、アルゴリズムが次のタスクを自動割り当てします。こうすることで、勤務開始から最初の数日間のリズムが定着します。新入社員は、自分が大切に扱われ、仕事に関与している満足度を得られます。

シームレスなオンボーディング プロセスの秘訣は、面倒な作業をすべてテクノロジーに任せて、個人的なタッチを得られるようにすることです。

そして、あなたの代わりに多くの仕事をこなしてくれるビジネスプラットフォームは、あなたの身近に存在します。

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FAQ

従業員のオンボーディングとは何ですか？

従業員のオンボーディングとは、新入社員を組織に統合するプロセスです。作業プロセス、組織構造、企業文化など、すべてを学ぶ為の一連のタスクで構成されています。

新入社員をEメールで歓迎するときのコツは何ですか？

新入社員をEメールで歓迎するときには、次の事柄を意識してください。

• フレンドリーで明るい口調

• 新入社員と一緒に働くことができて嬉しいという意志を示す

• 他のチームメンバーの紹介

• オンボーディング ジャーニーの次のステップの概要の説明