数ステップで簡単に完璧なプロジェクト計画を作成する方法

業務フローを成功させる為の鍵となるのは、効果的なプロジェクトプランニングです。これにより、チームは何をすべきか、どのリソースを使うか、どの目標を達成すべきか理解できます。利害関係者は、プロジェクトプランニングのドキュメントを参照し、そのプロジェクトを支持するか否かを決定します。この記事では、効果的なプロジェクトプランニングを作成する方法と、それに役立つソフトウェアを併せてご紹介いたします。

プロジェクトプランとは？

プロジェクトプランとは、プロジェクトを成功させる為に完遂すべきタスクと、達成すべき目標をリスト化したドキュメントです。このテキストを見れば、成果が達成されたかどうかを理解できます。プロジェクトプランには、コミュニケーションプラン、最重要マイルストーンのタイムライン、ガントチャートが不可欠です。プロジェクトプランでは、必要なリソースをすべてリスト化し、今後の作業に向けて構造を分解します。これは特に、複数の専門的作業を異なるタスクとして同時進行する際に非常に重要です。

つまり、プロジェクトプランとは、プロジェクトのライフサイクルを通して、アクティビティやリソースの定義づけ、構造、優先を行う際に使用するテキストを意味します。

プロジェクトプランの重要性

プロジェクトプランの重要性を無視している企業もあります。こうした企業のマネージャー達は、ドキュメントの作成には手間暇が掛かり過ぎると信じているのです－そうして、プロジェクトプランの存在は忘れ去られます。これは間違ったアプローチです。

約半数のプロジェクトは、スコープクリープとして知られる問題に直面します。この言葉は、従業員が彼らの予想以上の量の仕事をこなさなければならない状況を意味します。プロジェクトプランを使うと、未来を予測し、予定外の延期や変更を防ぐことができます。さらに、マネージャーは問題個所を探知し、このデータをもとに次のプロジェクトプランを作成できます。

分析によると、予算内におさまるプロジェクトはたったの55％であり、締め切りに間に合わないプロジェクトは半数にも上ります。綿密に計画されたプロジェクトプランを使うと、マネージャーはリソースを最大限に有効活用し、追加費用や期日の延期を防ぐことができます。

オンラインでプロジェクト計画を作成できます。

Bitrix24ではプロジェクト計画書をプロジェクト管理・タスク管理で作成できます。まずプロジェクト概要を作成し、かんばん方式のプロジェクトプランナーで各プロセスを作成します。
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プロジェクトプランを作成する６つのステップ

それでは、役に立つプロジェクトプランを効率的に作成する方法をご紹介いたします。

エグゼキュティブサマリーから始めましょう

テキストの始めであるエグゼキュティブサマリーは、次の３点を目標にしましょう。

• ドキュメントの目的を明記する

• プロジェクトプランの主なポイントに焦点を当てる

• プロジェクトの成果、結論、推薦事項などをリストアップする

エグゼキュティブサマリーは1ぺージほどの長さで、以下に関する簡潔な概要であるのが理想的です。

• プロジェクトの目的および目標

• 行う予定のプロジェクト手法やフレームワーク

• 最終的な成果物とクライテリア

• 主なスコープリスクとそれらの回避方法

• マイルストーンのサマリー

• プロジェクトのタイムラインと時間管理のリスクの概要

• リソースと支出の見積

エグゼキュティブサマリーを読むと、これらの活動に直接関わらない利害関係者も、今後どのような作業が予定されているのか理解することができます。統計によると、約30％のプロジェクトが最初の目的の達成に失敗しています。計画通りに忠実に作業を遂行する為には、プロジェクト管理者の手腕が問われます。

プロジェクトプランが完成したら、それらのドキュメンの情報をもとに、エグゼキュティブサマリーを作成しましょう。

プロジェクトのスコープを定義しましょう

「スコープ」という単語には、次の意味があります。

• プロジェクトの開始日と終了日

• 成果物の予測

• 依頼を承認する専門家の連絡先

プロジェクトプランでは、業務フローを実行する際に直面する潜在的なリスクを説明する必要があります。これらのリスクの衝撃を最小限化する為に行うべきステップを、プロジェクトプランに記載しましょう。さらに、これらのリスクを追跡する担当者の名前も併せて載せましょう。

スコープを予め正確に定義しておくと、時間と共にプロジェクトの要件が増えていく状況を避けることができます。要件の増加は多くのビジネスが抱える問題ですが、プロジェクトプランを活用してこの問題に取り組んでいる企業は、ビジネス全体のほんの3分の1にも過ぎません。

プロジェクトの構造を明記しましょう

プロジェクトを導く為に、数あるフレームワークの中からぴったりのものを選んだら、それをプロジェクトプランに記載しましょう。たとえばウォーターフォール型を選んだら、すべてのステップを予め計画し、作業範囲全体をシーケンスに分割します。アジャイル型を選んだ場合は、作業をスプリントに分割し、各スプリントの終わりで品質保証を行う必要があります。

プロジェクト成功の確率を増やす為には、タスクの依存関係の数を減らす必要があります。チームが自律的に作業を行うことで、期日を守りやすくなります。ボトルネックを回避して作業を続ける為に必要な承認者の数を、プロジェクトプランで指定しましょう。

さらに、チームでナレッジシェアリング（知識の共有）を行う為の時間もプロジェクトプランで指定しましょう。チーム内、あるいはチーム間でコラボレーションや経験の交換が活発になるよう、マネージャーの工夫が求められます。

使えるリソースをリスト化しましょう

プロジェクトプランには、次のリソースについて簡潔に記載しましょう。

• 専門家（担当者）

• 時間

• 資金

• テクノロジー

• 物理的リソース

プロジェクトに必要な技術を持つ専門家を選ぶことで、プロジェクトの成功率は30％も上昇します。足りないリソースがあれば、プロジェクトのタイムラインを調整しましょう。

タイムラインを作成しましょう

プロジェクトプランにタイムフレームを盛り込むと、プロジェクトの成功率は53％上昇します。プロジェクトは成功したものの、期日に間に合うギリギリであったと報告した企業は、ビジネス全体の43％でした。5分の4のプロジェクトでは、基本的なスケジュールすらありませんでした。プロジェクトプランにタイムラインを追記することが重要な理由はここにあります。

タイムラインのデザインは、フレームワークの好みによりけりです。予定されている業務のマイルストーンだけでなく、「進行中」のステータスとなりうるタスクの最大数も表示するのがおすすめです。これらの数は、チームの人数と彼らのスキルによって異なります。

コントロールを変更する準備をしましょう

プロジェクトプランのドラフトがどんなに完璧であっても、予期せぬ事態が発生し、変更を余儀なくされることがプロジェクトにはつきものです。効率的な管理を行うにあたり、これは最も大きな課題のひとつといえます。プロジェクトプランにアルゴリズムを記載し、変更が行われた際にチームが対応できるようにしましょう。変更が生じた際に誰を頼ればよいか、スタッフは予め知っておく必要があります。

おすすめなプロジェクトプランニング・ソフトウェア

プロジェクトプランニングを行うには、Bitrix24のようにパワフルなソフトウェアをインストールする必要があります。Bitrix24は膨大かつ利便性の高いシステムで、プロジェクトプランの作成、KPIの設定、スタッフへのタスク割り当て、スタッフのパフォーマンスの監視ができます。個人、グループ向けに作成できるタスク数は無制限です。タスクに追加したサブタスクとチェックリストをもとに、スタッフは迅速かつスムーズにタスクを完遂できます。タスクの依存関係も構築できます。定期的に繰り返し行われるタスクがあれば、テンプレートを作成して業務フローを自動化できます。

Bitrix24ではガントチャートとかんばん方式が使えますので、プロジェクトプランの作成にもぴったりです。各タスクの担当者を把握し、プロジェクトの各フェーズの進捗を評価できます。Bitrix24の生成するレポートは洞察に満ちていて、スタッフの作業効率を分析する際に役立ちます。レポート用のテンプレートは、即使えるものと、一から自分で作るカスタムテンプレートの2種類があります。

Bitrix24の時間管理と時間計画ツールを使うと、チームは常に期日を守れるようになります。クロックイン／クロックアウト、時間追跡、カスタマイズ可能な業務日設定などの機能があります。個人／グループ向けにオンラインカレンダーを作成し、デイリープランナーを使って欠席や休暇も管理できます。

便利な機能が満載のCRMにより、プロジェクトが終了次第プロジェクトの見積を作成して顧客へ請求できます。CRMに保管できるレコード数は無制限で、セルはカスタムできます。Bitrix24のダッシュボードから直接オンライン決済を受け取ることができます。

マインドマップは多くのプロジェクトに役立ちます。Bitrix24を使うと、一からマインドマップを作成するか、既成のテンプレートを選択できます。色々な視覚的スキームや、独自のカスタムスキームも選択できます。Bitrix24では典型的なマインドマップ機能に加えて、進歩的機能も使えます。たとえば、ユーザーの割り当て、タスクやイベントの作成です。もちろん、マインドマップのインポート／エクスポートもできます。

プロジェクトの稼働中、チームメンバーは色々なドキュメントを交換し合う必要がありますよね。Bitrix24にはオンラインドキュメントやファイル共有など優れたインフラストラクチャーがあります。スタッフ、部門、会社全体向けのドライバーを作成できます。ユーザーの種類に応じてアクセス権を調整したり、パスワードで共有を制限したり、複数のデバイスでのファイル共有ができます。

ソーシャルナレッジシェアリング（知識の共有）について、Bitrix24には会社全体の通知、会社に関する一般的な情報や連絡先の共有、社内ニュースの拡散といった機能があります。画像／動画の共有、オンライン動画録画ができる音声／ビデオ通話、ビデオ会議機能もあります。検索可能な公開／非公開チャットを作成したり、カスタム可能な従業員ディレクトリやプロフィールを作成できます。

顧客やパートナー、フリーランサー、外部ユーザーと話をする必要がある際には、Bitrix24エクストラネットを使って安全なコラボレーションスペースを作成できます。必要に応じて、Zapier、Jira、Asana等サードパーティーソリューションと統合もできます。

Bitrix24にはオンプレミス型とクラウド型がございます。さらに、AndroidとiOS向けモバイルアプリもあります。無料プランでは、基本的な機能を無制限ユーザーでご利用いただけます。ただ、無料プランではオンラインストレージが5GBしかありません。より多くのストレージをご要望の際は、３つの有料プラン（最安プランは月額39ドルです）のいずれかにアップグレードしてください。

さいごに

この記事をお読みになり、プロジェクトプランの特徴と重要性はご理解いただけましたでしょうか？プロジェクトプランは、プロジェクトの始動前に作成しましょう。プロジェクトプランには、エグゼキュティブサマリー、プロジェクト構造のスコープ、利用可能なリソース、タイムライン、変更制御に関する情報を記載しましょう。プロジェクトプランニングに使えるソフトウェアを探す際には、ぜひBitrix24をお手にとってみてください。世界各地で1千万社以上の企業がBitrix24を使ってプロジェクトプランを作成しています。まずは無料トライアルでBitrix24の基本的な機能をお試しください。その後、必要に応じて有料オプションへアップグレードしましょう。