職場のコミュニケーションエラーが発生する５つの要因
この記事の内容
- コミュニケーションが多過ぎて処理し切れない
- コミュニケーションが不明瞭で支離滅裂である
- コミュニケーションに傾聴や譲歩が欠如している
- コミュニケーションに一貫性が無い
- 信頼の欠如は明確なコミュニケーションの妨げとなります
- FAQ
職場のコミュニケーション不足は、単に不便というだけではありません。コミュニケーションが制御されていないと、作業パフォーマンスやモチベーションが低下し、優秀な従業員が職場を離れてしまう可能性があります。
では、なぜコミュニケーションは失敗するのでしょうか？それは通常、対話の不均衡から生じます。議題や議論結果を口述したり、もう一方の側よりも多くの知識を持つことで、一方の側が何らかの形で優位に立つ場合です。
興味深いことに、こうしたコミュニケーションの失敗は、複数の傾向がある2人の当事者との口頭でのやりとりで回避できます。ですが、まずは職場でのコミュニケーションがうまくいかない理由と、その影響を理解する必要があります。
コミュニケーション過多は、生産性を下げる原因として知られています。無意味な会議やEメール、リマインダー、不明瞭で関連性や必要性を欠く通知といったコミュニケーションが大量発生すると、処理し切れずに生産性が下がります。数人の従業員に向けて、複数のプラットフォームで無数のメッセージを配信するのはよくあるコミュニケーションの失敗例のひとつです。
コミュニケーション過多を招く主要な原因のひとつとして、Eメールを取り上げましょう。確かにEメールは便利なコミュニケーション手段ですが、電話や対面での代替としてEメールを使用する傾向に陥りがちです。Eメールで適切な文脈や気分を表現するには限界があります。その結果、結論のない長文メールの交換に時間を取られることがよくあります。
Eメールに加えて、会議もまたコミュニケーション過多を招く原因のひとつです。従業員や監督者のカレンダーは契約や義務、会議でぎっしり予定が詰まっていますが、これらの殆どは避けることができます。不適切に組織化された会議、無意味な会話、多過ぎる会議は、せっかくのコミュニケーションを負担なものに変えてしまいます。
こうした職場におけるコミュニケーションの失敗を防ぐ為には、組織に最適なコミュニケーション プラットフォームを特定し、それぞれを利用する時間に関する明確なガイドラインを作成する必要があります。人々が使用すｒべきチャネルに加えて、いつ、どのようにコミュニケーションを行うべきかについてのガイドラインも併せて作成する必要があります。
たとえば、営業時間外にEメールを受信しないようにしたい場合は、スケジュールされたメールを導入したり、予定外の電話での会話を緊急事態のみに制限したりできます。あなたの会社や組織、特に従業員は、あなたが必要とする性格なプロトコルと規制を選択します。チームに含まれるすべての従業員と協力して、アウトプットを高めるコミュニケーション ルールを確立しましょう。
いかにメッセージが明確であっても、誤解されたり相手に不正確に伝わる可能性はあります。管理者が明確且つ一貫性のあるガイダンスを提供しないとこうした問題が頻発し、解釈の違いや好みの矛盾が生じる原因となります。
非効率的なコミュニケーションには様々な形があります。最も頻繁にみられるのは、自発的で反動的な声明を送信することです。何をどのように伝えるかを準備し、あらゆる議論を理解しやすく適切に表現する効率的なコミュニケーションとは対照的です。説明不足もまた問題です。これは、成果を追跡する為に詳細と統計が不可欠なプロジェクトについて話し合う際に特に重要です。ターゲットへの理解不足、または特定のアイデアを理解する必要のある人に応じて誤った聴衆を選択することは、コミュニケーションを混乱させる3つ目の例です。
専門用語の使用過多もまた、コミュニケーション不足を引き起こす重要な要因のひとつです。不明瞭な言語や威圧的な用語を多用すると、文章の意味が従業員に伝わりにくくなります。一方、シンプルな言葉で綴られた分かりやすい文章は、従業員や一般人との意思疎通をスムーズにしてくれます。
ですので、専門用語は出来るだけ少なくして、こうしたコミュニケーションの失敗を防ぎましょう。一般的に広く知られている専門用語であれば少しは使っても構いませんが、なるべく避けるのが無難です。また、新入社員は組織外の人との会話では、専門用語は避けてください。馴染みの無い用語が多様されると、人々は繋がりを失い、孤立してしまいます。
言葉を使わない企業文化を育みましょう。基本的な単語の使用を促進し、記号や略語の使用は控えましょう。こうした取り組みでは、専門用語を減らす代わりに適切な図を設定する必要があるかもしれません。明確なコミュニケーションと簡潔な用語は、従業員全員の仕事をよりシンプルにしてくれます。
コミュニケーションという単語を目にすると、わたし達はメッセージを伝える方法について考えを巡らせますが、「聴くこと」もまたコミュニケーションにおける大切な要素です。相手の話に集中して耳を傾け、相手の話の内容を理解することに困難を感じる人は意外と多いものです。これを解決しないと、会議や議論の内容を理解したり、プロジェクトの進捗の監視する際に支障が生じます。
過度な一方通行のコミュニケーションが行われたり、批判を拒絶される職場では、従業員は自分の話を聴いてもらえないことに不満を感じるものです。他の人が発言したり、会話に参加することが拒否される場合もあります。話し合いが多過ぎて聞き取りが不十分だと、議論が白熱したり、問題を解決するのが困難になる場合もあります。
こうしたコミュニケーション障害を解決するには、話をしている人に完璧且つ判断を伴わない注意を払う必要があります。相手の発言中には、決して口を挟んではいけません。不明瞭な点がある場合は、相手の発言を考慮したうえで、詳しい説明を求めましょう。相手の話を要約をして繰り返すことで、相手の話を理解したことを話し手に示してください。あなた自身の視点を語り始めるのは、彼らの話に耳を傾け、彼らが述べたことについて議論をした後です。誰も自分に注意を払ってくれていないと感じると、大きなストレスになります。こうした不満を抱える人が複数人いる場合は、積極的に傾聴することに重点を置いたコミュニケーション トレーニングをチーム全体で実施することを検討してください。
傾聴が苦手な人との間に何らかの問題を抱えている場合は、その問題について丁寧に述べ、意見を求めましょう。驚きや発見があるかもしれません。たとえば、耳で聞くよりも目で読むことを好む為、情報を書面で受け取りたい人がいるかもしれません。さらに、思考や行動の途中で誰かの邪魔をするのが癖の人もいます。
外部的には、複数の仕事のアプローチや認知方法、コミュニケーション要件によって無礼が生じるように見えることがあります。共感を発揮し、同僚をライバルではなくパートナーとして扱いましょう。最後に、あなたが話をしている最中に、思いやりや注意を欠く人がいたら、躊躇せずにプロ意識をもって自分自身を弁護してください。
一貫性の欠如もまた、コミュニケーションの失敗を招く可能性があります。一貫性の欠如は情報交換に著しく損害を及ぼし、従業員にフラストレーションや疎外感、混乱をもたらす可能性があります。一貫性は、何かを実装する際のコンプライアンスとして説明され、一般的に合理性、正確性、真実性を保つ為に必要不可欠とされています。
定例会議や毎日のEメールメッセージに慣れているチームにとって、突然の変更は混乱や士気の低下を招く可能性があります。マネージャーにとって、複数人いる従業員全員と対等にコミュニケーションをとることは簡単ではなく、他の従業員のほうが自分よりも大事にされていると不満を抱く人が出ることもあります。コミュニケーション過多な組織がある一方で、コミュニケーション不足な組織もあります。コミュニケーションが正確さ、公正さ、一貫性を欠くと、チームはあなたの基本原則を理解できず、前進し、意見を述べるのに苦労するかもしれません。
自分が矛盾していると感じたら、自分自身の動機を考えてみてください。意図せず矛盾するメッセージを送信してしまうのは、適切な反応が得られるか確信できないからですか？もしもそうであるならば、自らに幾つかの質問をして事実を明確にしてください。衝突への恐れは、職場でのコミュニケーション不足を招く最も一般的な原因のひとつです。他人を怒らせることが好きな人は稀です。ですが、相手を怒らせたくないからという理由で矛盾した事実を提供することは問題です。
チームを集めて隣同士に座らせ、全員と話し合い、自身の一貫性の無い行動によって引き起こされた問題を解決してください。リモートチームの場合は、ビデオ会議に参加するようチーム全員に依頼してください。Eメールで連絡するほうが一見良さそうですが、曖昧さを回避して事を明確にする為にはビデオ会議のほうが有効です。コミュニケーションの不一致を解決するには、対面での会話が必須です。コミュニケーションの問題が特定の誰かから生じていると分かっている場合は、その原因を特定してください。
信頼の欠如は、組織内コミュニケーションの妨げとなる主な要因のひとつです。組織への信頼を築くには時間が掛かるかもしれません。ですが、信頼とは簡単に失われるものであり、しかも一度失われると取り戻すのが困難です。従業員が組織への信頼を失う可能性は様々な場面に潜んでいます。たとえば、上司と電話会議を行う予定がきちんと実行されなかったり、以前の約束が果たされなかったりすると、従業員は失望し、組織を信頼しなくなります。組織に開放性が不足していると、特に過去に企業文化や特定のプロジェクトに熱心に取り組んでいた従業員は、管理部門や他の部門から切り離されていると疎外感を覚える可能性があります。
このコミュニケーションの失敗を防ぐ為にマネージャーとしてすべきことは、従業員への自己開示です。これは、企業秘密を漏らすという意味ではなく、あなたがチームの他の人たちと同等であるという印象をチームメンバーに与えるという意味です。こうした取り組みを通して、自身の欠点と向き合い、自分の考えを自由に表現する勇気を確立する必要があります。
チーム内での信頼関係を築くことの目標は、情報を安全に保つことです。これにより、後に目標とする結果を達成しやすくなります。人々に人間としての敬意を払い、安全、友情、向上心、細心の注意を払ってください。人々の信頼を得るには、ケアを行うことが最初のステップです。ですので、自分達がきちんとケアされているとチームメンバーに実感してもらう必要があります。
効率的なコミュニケーションの価値を認識していても、コミュニケーションを改善する方法や、コミュニケーションの妨げとなる要因を取り除く為のテクニックを知っている人は多くありません。驚くべきことに、プロフェッショナルなコミュニケーションですら同様の問題が頻発しています。この記事でご紹介したようなコミュニケーションに関する問題が組織内で発生したとしても、十分な時間を掛けて適切な対応をすれば、問題を改善できます。職場のコミュニケーションが改善されると、より効果的なチームワークが促進され、チームの結束が高まり、結果としてビジネスの収益が増加します。これらの問題を解決し、チームのコミュニケーションを改善及び管理したい方には、Bitrix24がおすすめです。世界最先端のツールを豊富に備えたBitrix24は、チームのコミュニケーション管理にぴったりなオールインワン プラットフォームです。あなたも今から使い始めませんか？
FAQ
職場でのコミュニケーションはなぜ重要ですか？
職場でのコミュニケーションを効果的に行うと、不要な問題を減らし、作業効率が向上します。優れたコミュニケーション スキルを持つことで、アウトプットが向上し、強固なチームを築くことができます。互いに議論し、他の人の意見を考慮することで、協力して最適な方法を見つけ出す為の熱意がチーム内に生まれます。
職場でよくある３つのコミュニケーションの失敗とは何ですか？
よくある３つのコミュニケーションの失敗とは・・・
- 割り当ての失敗－組織が適切な市場情報を得ていない場合に発生します
- 管理職の失敗－活動開始を意図するコミュニケーションが急速、不完全、不正確である場合に発生します
- 人間的な失敗－企業文化が効率的なコミュニケーションをサポートしていない場合に発生します
