【2023年】プロジェクト管理ツールについて知っておくべきこと

タスクの追跡ができなくなり、締め切りを逃し、常に火を消しているような感覚に疲れましたか？心配しないでください - プロジェクト管理ツールが登場しました！

プロジェクト管理に慣れている方でも、初めての方でも、組織化し、把握するための適切なソフトウェアを見つけることは課題です。高パフォーマンスのプロジェクトの77%が、成功の基盤として専用のソフトウェアを使用していると報告されています。そのため、私たちはこのガイドを作成しました。プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）ソフトウェアの広大な世界を案内し、チームに最適なものを見つけるのに役立てていただけます。

具体的な機能について説明する前に、必須の機能について説明します。その後、次に、大手企業がプロジェクトに使用しているツールや、中小企業がよく利用しているプロジェクト管理ツールを紹介します。この記事では、2023 年のプロジェクト管理ツールについて知っておくべきことをすべてご紹介します。

必要となるプロジェクト管理ツールの７つの機能

もしも100人のプロジェクト管理の専門家に、良いツールに必要なものを尋ねたら、100通りの異なる回答が返ってくるでしょう。しかし、彼らの回答を通して明確なパターンが見えてきます。それらを「必須機能」と呼ぶことにします。これはすべての優れたプロジェクト管理ツールが持つべき機能です。

1. 使いやすさ

すべてのプロジェクト管理ツールは、技術的な専門知識に関係なく、すべてのチームメンバーが簡単に使用し、ナビゲートできる必要があります。情報へのアクセス、優先順位の切り替え、コミュニケーションにおいて時間と労力を無駄にする余裕はありません。使いにくいツールは生産性を妨げるだけです。

2. コラボレーション

プロジェクト管理はチームワークがすべてですので、使用するツールが効果的なコラボレーションを可能にすることが重要です。チームはプラットフォーム内でコミュニケーションを取り、ファイルを共有し、タスクを割り当てることができる必要があります。これにより、全員が同じページに立ち、何をすべきかを把握することができます。

3. カスタマイズ

すべてのプロジェクトには異なる要件があるため、特にPPMソフトウェアはそのニーズに合わせてカスタマイズできることが重要です。チームはツールを自分たちのプロセス、ワークフロー、および報告ニーズに合わせて設定できる必要があります。カスタマイズオプションは、チームがツールから最大の価値を引き出し、ニーズに応じて成長させるのに役立ちます。

4. 統合

最も効率的なチームは、効果的に機能するために複雑なツールのネットワークを必要とします。そのため、プロジェクト管理ソフトウェアはカレンダー、メール、クラウドストレージなどの他のすべてのアプリと統合できる必要があります。すべての機能をネイティブに統合するプラットフォームを見つけることができれば、さらに良いでしょう！

5. レポートと分析

チームは進捗を追跡し、改善点を特定し、データに基づいた意思決定を行う必要があります。したがって、プロジェクト管理ツールは強力なレポートと分析機能を提供する必要があります。これにより、チームはプロジェクトのパフォーマンスをよりよく理解し、改善点を特定することができます。

6. スケーラビリティ

組織は急速に成長することがあり、その機会を逃さないように準備が必要です。だからこそ、プロジェクト管理の専門家は最もスケーラブルなオプションを探します。ストレージスペース、ユーザー、連絡先をシームレスに拡張できるツールが理想的です。

7. セキュリティ

しばしば見落とされがちですが、絶対に必要な要素です。これらのツールは、暗号化やアクセス制御などの強力なセキュリティ機能を提供する必要があります。プロジェクトには機密性が高く、保護が必要な情報が多く含まれています。

プロジェクト管理の専門家向けのトップ6の具体的な機能

プロジェクト管理の初心者段階を過ぎると、どのチームも同じではないことが明確になります。つまり、より専門的なツールが組み込まれたソフトウェアを見つける必要があるかもしれません。

1. リソース配分

リソース管理は、誰がタスクに取り組むことができるか、どのようなスキルを持っているか、そして彼らの作業負荷がどの程度かをチームが把握するのに役立ちます。この情報は、プロジェクトが適切にスタッフされ、全員が効果的に働き、期限内かつ予算内で完了することを確保するために重要です。

2. タイムトラッキング

タイムトラッキングは、チームがどこに最も多くの時間を費やしているかを示し、より効率的に作業できる領域を特定します。これにより、生産性とリソース使用に関する貴重な洞察が得られ、協力者への迅速な請求書作成も支援します。

3. タスク管理

プロジェクト管理の要であるタスク管理機能は、タスクの作成、監視、評価を可能にします。これにより、指示を含め、関連する人々に割り当て、締め切りを監視することができます。タスク管理を自動リマインダーや通知と組み合わせることで、タスクに関するすべてを把握することができます。

4. アジャイル可視化

カンバンボードやガントチャートなどの可視化ツールは、データを視覚化し、チームワークをより効率的にします。カンバン方式は、プロジェクトの進捗を一目で追跡したり、特定のタスクの詳細を深く掘り下げたりすることができます。一方、ガントチャートは、各個人のスケジュールをスマートに監視し、時間表のギャップを活用してスタッフに過負荷をかけずに作業を進める方法です。

5. 予算管理

予算管理は、コストが予想を超えている領域を特定し、予算内に収めるためのデータに基づいた意思決定を可能にします。これにより、過剰支出を避け、リソースを効果的に使用することができます。

6. リスク管理

リスク管理は、潜在的なリスクを評価し、その影響を最小限に抑えるための緊急対策を策定する方法です。これにより、プロジェクトは予期せぬ課題の影響を吸収しつつ、締め切りと予算の制約を守ることができます。

大企業向けぴったりな プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）ソフトウェア

PPMソフトウェアのリストはほぼ無限にありますが、大企業向けに優れたものをいくつか選び、その優れた点を紹介します。

1. Microsoft

Microsoftは、すでにMicrosoftツールを使用している企業や中規模市場の組織に最適です。統合が非常に簡単です。多くの人が慣れ親しんでいるユーザーフレンドリーなインターフェースを持っていますが、その大手ブランド名には予算を超える価格が付いているかもしれません。

2. CA Technologies

現在はBroadcomが所有するCA Technologiesは、あらゆる機能を提供することに誇りを持っています。しかし、設定が簡単だと思っているなら、驚くことでしょう。この高度なプロジェクト管理ツールには、専門家が必要か、週末を費やして理解する必要があります。

3. Planview

Planviewはカスタマイズが容易で、各プロジェクトに合わせてPPMソフトウェアを微調整できます。また、パフォーマンスを追跡するための優れたレポートと分析機能も楽しめます。再び、最も安価ではありませんが、最高品質のアプリを手に入れるためには高額を支払う必要があることもあります。

4. SAP

SAPは技術革新に重点を置いており、リソース管理、予算追跡、リスク管理など、さまざまな高度なプロジェクト管理機能を備えています。もちろん、SAPのPPMソフトウェアは他の製品と統合でき、さまざまな言語や通貨に対応しています。

5. ServiceNow

ServiceNowは、このリストの中で最も簡単に会社に導入し、他のツールと統合できるものの一つです。アジャイルチームに好まれ、オンボーディングからクライアントをサポートする強力なプロダクトチームが付いています。

6. Oracle

Oracleは、異なるシステムやツール間でデータを共有することができ、多くの優れた統合機能を備えています。しかし、その真価はスケーラビリティにあります。成長中の企業でも、すでに大規模な企業でも、Oracleはあなたをサポートします。ただし、予想通り、高額な価格が付いており、チームをトレーニングするために専門家が必要になるかもしれません。

7. Deltek

高いカスタマイズ性とユーザーフレンドリーさの間には通常トレードオフがありますが、Deltekはその傾向を多少覆しています。使いやすいインターフェースと幅広いカスタマイズオプションを提供しています。

マーケットで最も使用頻度が高いプロジェクト管理ツール

ちょうど学校の送り迎えにランボルギーニを買わないのと同じように、小規模なビジネスには前のセクションで紹介した非常に高価なツールを避けることを強くお勧めします。高価なオプションが提供するカスタマイズの多さに魅了されるかもしれませんが、コストを見て実際に何に使うかを考えると、考えが変わると思います。

とはいえ、中小企業向けには、以下のリストにあるようなたくさんの優れたプロジェクト管理ツールがあります。

1. Asana

Asanaは、複数のカンバンボードでプロジェクトを簡単に追跡できるクリーンなインターフェースで知られています。タスクの割り当て、コメント、ファイル共有を通じて成長中の企業が効率的にコラボレーションできるようにしますが、レポートと分析の面ではあまり印象的ではありません。

2. Trello

Asanaに非常に似ており、TrelloはGoogle DriveやSlackなどの他のツールと統合できるカンバンボードとして機能します。全員が他の人が何をしているかを見ることができるのは素晴らしいですが、プロジェクト管理の専門家は機能が限られていると感じることが多いです。

3. Monday.com

Monday.comは、タスクやワークフローを整理するためのモダンで色分けされたインターフェースを備えています。開始するには、プロジェクトテンプレートを読み込み、それらを高度にカスタマイズすることができます。また、プロセスを迅速化する便利な自動化機能も付いていますが、価格設定は正直なところ混乱を招き、多くのチームにとっては高すぎます。

4. Basecamp

技術的にはプロジェクト管理専用に作られているわけではありませんが、多くのチームがBasecampを使用してタスクを整理し、コミュニケーションを取り、努力を同期させています。ユーザー数に関係なく固定の月額料金であるため、成長を計画しているが予算を気にする必要があるマネージャーにとって魅力的ですが、カンバンボードやガントチャートなどの最新のプロジェクトツールが欠けています。5. Jira

5. Jira

市場の36.57%を占めるJiraは、何か正しいことをしているに違いありません。ソフトウェア開発チームで始まりましたが、現在ではプロジェクト管理ツールやチケットシステムとしてさまざまな業界で使用されています。しかし、現在はマーケティング、営業、法務などのチームを対象としていますが、依然として技術ユーザー向けであり、コミュニケーションツールはあまり優れていません。

6. Slack

プロジェクト管理機能に関してはやや制限がありますが、Slackは世界中のチームにとって定番のインスタントメッセンジャーオプションです。多くの他のツールと簡単に統合できますが、ネイティブアプリでファイル共有や会話ができます。これにより、プロジェクト管理ツールとしては基本的なものになりますが、チームはコストを抑えるためにできる限り活用しています。

7. Microsoft Teams

Microsoft Teamsは予想通り、多くの機能と統合を提供します。使いやすさの面では少し古臭く感じられ、現代の迅速に動くチームにはあまりインスピレーションを与えません。さらに、Microsoftベースの会社でないと、その真価を発揮することは難しいです。

8. Zoom

Zoomはもちろん、まず第一にビデオ会議ツールであり、コラボレーションツール、分析、タスク管理、クラウドストレージは付いていません。しかし、リモートチームはそれに多くの時間を費やすため、しばしば会社の本部のようになります。幸いなことに、他のツールと統合することで、物事が抜け落ちるのを防ぐことができます。

9. Bitrix24

すべての要件を満たすツールをお探しなら、Bitrix24はカンバンボードやガントチャートなどのアジャイル機能を備えた専用のプロジェクト管理ツールです。クラウドにすべてのファイルを保存し、ドキュメントでコラボレーションし、さまざまなチャネルでコミュニケーションを取り、ワークフローテンプレートや自動化でアプローチを効率化できます。しかし、Bitrix24はさらに進んで、タスクおよびプロジェクト管理ツールをネイティブに統合するオールインワンプラットフォームを提供します：

• チームカレンダー

• 顧客関係管理（CRM）

• ウェブサイト構築ソフトウェア

ご覧いただいたように、プロジェクト管理ツールは今日の急速に変化するビジネス環境において不可欠な存在となっています。これらのツールは、チームがプロセスを効率化し、生産性を向上させ、協力を強化する手助けをします。

多くの選択肢がある中で、最適なツールを選ぶのは大変かもしれません。しかし、Bitrix24はオールインワンプラットフォームとして、中小企業の経営者や起業家の皆様に、プロジェクトを管理し、組織を成長させるための一元的な場所を提供します。 

さあ、今すぐBitrix24にアクセスして、プロジェクト管理を次のレベルへ引き上げる方法をご覧ください！

FAQ

プロジェクト管理ツールとプロフェッショナルなプロジェクトポートフォリオ管理（PPM）ツールの違いは何ですか？

プロジェクト管理ツールはチームが個々のプロジェクトを管理するのに役立ちますが、プロフェッショナルなプロジェクトポートフォリオ管理（PPM）ツールはポートフォリオ全体にわたる複数のプロジェクトを対象としています。PPMツールは通常、より広範な機能を提供しますが、より複雑で高価になることもあります。

プロジェクト管理ツールで最も重要な機能は何ですか？

プロジェクト管理ツールで最も重要な機能は次のとおりです：