各企業のマネージャーは社員、ステークホルダー、ビジネスパートナと会議を実施する必要があります。この記事では、ミーティングノートの作成する方法について貴重なヒントをご紹介いたします。
会議メモとは、会議で書き留めた最も重要な情報をまとめる報告書類のことです。会議後に、すべての参加者はメモを確認することができます。会議メモは、会議における重要な点の詳細や、自分や他のチームメンバーが次の会議までに準備するのに役立ちます。
会議メモには決まった書き方やフォーマットはありません。お好みの方法を使ってもいいです。タイプよりも速く書く人は、手書きでメモを取ります。スマートフォンやラップトップを使う人もいます。彼らは、会議メモのアプリをインストールし、またはMicrosoft Word、Googleドキュメントなどのテキストエディタに情報を書き留めます。
ここでは、会議メモの作り方について貴重なヒントをいくつかご紹介いたします。
記憶力がよい人がいる一方で、チーム会議で決定したことをすぐに忘れてしまう人もいます。メモを作成することで、チームメンバーは特定の時点で行われた決定事項を参照できます。また、会議の記録は説明責任を果たすのに役立ち、プロジェクトの後半で参照するのにも役立ちます。
後日、チーム全員がメモを参照できるようにするには、メモを特定の場所にデジタルで保管しておくというのが一つの方法です。会議メモや議題をすべて同じ場所に一元的にまとめておくことで、誰かが外出先からチームの進捗を確認したいと思った場合に、会議での会話について重要なコンテキストを理解できます。
他の予定があるなどの理由で会議に参加できないチームメンバーがいても、過去の会議メモを共有することで、自分の時間の都合に合わせて内容を確認できるようになります。
会議では、短期的な決定することが多いです。たとえば、特定の新しいクライアントに10％OFFの割引を提供することを決定できます。しかし、長期的な決定は会社の業務プロセスに影響を与え得ることができます。例えば、新しい企業ポリシーを導入する必要があります。このポリシーを覚えるために、何度か読み返す必要があります。重要な情報に読み直さないと、この情報はすぐに忘れてしまいます。メモを効果的に活用することで、物事が長期間保持されるため、情報をより早く思い出すことができます
ここでは、効果的にメモを取るためのヒントをいくつかご紹いた介します。
一般的なメモの取り方には以下のようなものがあります。
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既に述べたように、あなたはタイプより速く書く場合があります。さらに、手書きでメモを取ることで、重要な情報をより長く覚えておくことができます。また、ラップトップを使うと、Eメールの確認など、他のタスクに切り替えることがあります。会議メモをペンで取ると、重要な情報を絶対に失われてしまうことはありません。
会議では多くの会話が交わされますが、その会話のすべてが必要なわけではありません。会議メモを一字一句書き留めようとするのは、時間と労力の無駄遣いです。会議のメモが長すぎると、読みづらくなります。議論されたポイント、結果、特に業務プロセスに影響を与える情報を書き留めておけます。
手書きでメモを作成する場合は、速記法、記号、頭字語、略語などを使って、よく使われるフレーズやアイデアをすばやくページに書き出すことができます。凡例や重要ポイントを事前に作成しておくと、後から速記の意味を理解できます。
4. テンプレートを使う
会議メモのテンプレートを使うと、テキストを書式せず、メモを取る作業をすばやく行うことができます。一貫した構造に沿ってすべての会議メモを取れるため、他のメンバーに非常に便利です。
多くのチームがリモートで仕事をしているため、会議メモを書くよりも動画を録画して共有する方が簡単な場合があります。会議メモのソフトウェアを使って会話を書き起こし、後日チームメンバーが会話を読むことができるようにします。会議の文字起こしは全文チームメンバーに送信、オンラインで投稿することができません。文字起こしはちゃんと編集して、わかりやすい会議メモにします。
録音する前に、通話に参加している全員に対して、録音することと、その録音がどのような目的で使用されるかを知らせておくことが重要です。
後でフォローアップが必要な内容を誰かが発言した場合、その時点で必ずその人の連絡先を書いておきます。この人は、追加情報や有用な統計を提供でき、または質問があったとき、連絡できるようになります。
この手法は、あるテーマについて 2 人のステークホルダーが意見を異にする場合にも有効です。両者の意見をドキュメント化することで、最終的に決定する際の基礎的な資料とすることができます。
8. 画面を共有する
画面を共有して、誰もが会議メモを見ることができるようにします。これは、リモートで仕事をしているチームに、特に役に立ちます。何かを見落としても、チームメンバーが追加すべきポイントを提案してくれます。
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Bitrix24では、ビデオ会議ツールに加え、音声通話やビデオ通話機能をご利用いただけます。会議メモの準備ができたら、これをBitrix24インターフェイス経由でチームと共有できます。メンバーがすべてドキュメントを共同編集できるようになります。
会議メモを使用する場合、Bitrix24ダッシュボードからチームメンバーにタスクを割り当てることができます。さらに、サブタスク、チェックリストを作成し、タスクの依存関係とKPIを設定し、タスクのパフォーマンスも追跡できます。Bitrix24は35以上の無料タイムマネジメントとタスク＆プロジェクト管理ツールを備えたソフトウェアで、あらゆる事務作業の効率化を実現します。なお、Bitrix24は、従業員の効率性を評価するため、作業レポートを生成できます。このソフトウェアを使うと、会議メモを使用し、業務プロセスを改善できます。
この記事をお読みになり、会議メモを効率的に取る方法はご理解いただけましたでしょうか？プロジェクトや会議メモを整理しておくための最良の方法は、すべての期日とアクションアイテムが存在する一元化されたスペースを作成することです。ワークマネジメントツールを使用することで、チームメンバーを整理し、生産性の高い会議を行うことができます。ツールを使ってみたいとお考えですか？Bitrix24を使って、チームの仕事を 1 つの共有スペースにまとめましょう。
