タスク計画において、指示、締め切り、責任者は重要な要素です。オペレーションのスケールアップや範囲を拡大したいときには、プロジェクト管理の統合が不可欠となります。プロジェクト管理を統合すると、コミュニケーションプラットフォームからパフォーマンス分析、リスク管理まで、プロジェクト計画のあらゆる要素を一か所にまとめることができるからです。
野心が膨れ、チームが複雑化するにつれて、堅牢で接続の良いプロジェクト管理ソフトウェアを統合することの重要性は高まります。統合によってさまざまなアプリを追加することで、内部プロセスを効率化し、余分な作業を削減し、人為的なエラーを減らせるうえ、クライアントに対してより効率的でプロフェッショナルなサービスを提供できるようになります。
この記事では、プロジェクトマネージャーとして成長したい方のために、プロジェクト管理ソフトウェアに追加したい統合トップ12選を詳しくご紹介し、それぞれの統合が社内の効率と社外のパフォーマンスをどのように向上させるかを見てまいります。成長を目指すプロジェクトマネージャーの方は、ぜひ最後までお読みください！
次のような機能を統合すると、プロジェクト管理ソフトウェアが包括的になります。
従業員が時間をどのように過ごしているかを理解することは、プロジェクトの監視と予算編成の両方にとって重要です。タイムトラッキング（時間追跡）機能を統合すると、従業員が特定のタスクやプロジェクト全体に費やしている時間を記録できます。タスクがどれくらいの時間を要するかを明確に把握することで、プロジェクト計画を改善し、従業員に過度な負担を掛けることなく生産性を最大化できます。
タスクの時間追跡から全体像へのズームアウトとしては、タイムトラッカーを導入して従業員の日々のスケジュールを記録することもできます。デスクトップやモバイルに対応している出退勤機能を使用すると、従業員は自らの勤務時間を記録する自律性を持ち、ルールに従わない人がいる場合はマネージャーに通知が送信されます。タイムトラッカーは社内チームにも適していますが、出退勤を監視する必要があるリモートチームにとっては特に有用です。
必要なファイルやリソースなくしてプロジェクトを進めることはできません。アプリを統合せずに作業を行うことは技術的には可能ですが、ダウンロードや添付ファイルにかかる時間、労力、リスクは、プロジェクトに不必要なストレスを与えます。
ドキュメント管理システムを統合すると、プロジェクトチームは必要な関連資料に完全にアクセスできるようになります。これは、チームがシームレスに作業を進めることができるよう、重要なリソースへのリンクが含まれたタスクカードを作成するという仕組みです。こうした集中管理システムを使用すると、異なるコンピュータやメールスレッドにファイルが点在していても混乱することなく、効率的にプロジェクトを進めることができるようになります。
優秀なドキュメントストレージアプリでは、アクセス権限も設定できます。誰が何を見るかを予め選択しておくことで、大規模で複雑なプロジェクトでもファイルのセキュリティを維持することができます。
リモートチームが増えた今日、流動的なコミュニケーションの重要性は以前にも増して高まっています。リアルタイムのチャットツールを統合すると、チームは作業中に会話をすることができます。また、各タスクカードの更新やコメントにより、進捗状況が明確になります。ミーティングは参加者のカレンダーに表示され、ビデオ通話へのリンクが提供されます。これらのアプリを単一のプラットフォームで統合すると、コミュニケーションのミスや参加者不在のリスクを大幅に減らすことができます。
優秀なコミュニケーションプラットフォームは、すべての会話をアーカイブして完全な透明性を保ってくれます。過去の指示や意思決定、フィードバックを検索ツールで参照できますので、プロジェクトを監視するうえでたいへん便利な機能です。
カレンダーはプロジェクト管理の中核となるツールのひとつですので、カレンダーを統合することは最優先事項です。カレンダーでは、プロジェクトのマイルストーンや各個人の作業量を一望できますので、迫り来る締切や回避すべきイベント、スケジュール上の隙間を把握するのが簡単になります。
カレンダーをタスク管理ツールと統合すると、作業やミーティングのスケジュールが重なることを防ぎ、管理しやすく持続しやすいスケジュールを人々に提供できるようになります。重要なイベントの予定がある際には、イベントの前日と、イベントの開始5分前にチームに通知されるよう設定できます。タスクとカレンダーはすべて完全に同期されますので、手動でのフォローアップ作業の時間を節約し、組織の管理業務の大部分をアルゴリズムに任せることができます。
プロジェクトのマイルストーンを待たずに洞察を得られるのが、レポートと分析機能をプロジェクト管理に統合することの利点です。週次のステータス更新、月次の財務概要、四半期ごとのパフォーマンスレビュー、特別な注意が必要と思われる領域のアドホックなモニタリングなど、多岐にわたり自動化することができます。
レポートと分析は、チームが自己評価を行い、改善の方法を見つけるのに理想的です。また、プロジェクトの進捗状況をクライアントや他のステークホルダーに伝える際にも効果的です。
ソーシャルメディアプラットフォームとの統合は、顧客の反応を把握するために最も有効な方法のひとつです。チャネルを個別に運営することもできますが、コミュニケーションのギャップを埋めたり、顧客とのリアルタイムなエンゲージメントや相互作用の中央集約ハブが必要な際には統合が効果的です。
プロジェクトマネージャーの方は、ソーシャルメディアの統合を活用してウェブ上のメンションをスキャンし、不満を抱える顧客に直接連絡することもできます。いいねやシェア、閲覧など、プロジェクト管理システムにフィードバックされるデータは、マーケティング戦略のパフォーマンスを把握するのに役立ちます。
顧客からのフィードバックに基づいて迅速な変更を行ったり、頻繁に微調整を行うチームにとって、オーディエンスとのつながりを常に保つことは大きな利点です。
どんなにきちんと計画されたプロジェクトでも、リスクはつきものです。ですが、ご心配はありません。プロジェクト管理とリスク管理を統合をすれば、リスクを特定・分類し、事前の予測・転送・緩和・回避などの計画を立てることができます。各タスクにリスクレベルを付けると、プレッシャーがかかった際に注意を集中すべきポイントが明確になりますので、準備不足によるプロジェクトの遅延を回避することができます。
優秀なリスク管理アプリには、過去のプロジェクトのデータ、現在の市場トレンド、チームのフィードバックからデータを取り込む分析ツールが付属しています。こうした分析ツールを使用すると、リスクが発生する前に潜在的なリスクを予測し、緊急時の対策を立てることができます。
プロジェクト管理を統合して、現在ご利用中のソフトウェアを大幅にレベルアップしませんか？ ツールを微調整してカスタマイズすると、時間を要するタスクとコストを削減し、チーム全体が最も効率的な方法で作業できるようになります。
では、これらのアドオンはどこで入手できるのでしょうか?
Bitrix24 には、この記事でご紹介した統合機能がすべて、ひとつのプロジェクト管理ソフトウェアに装備されています。 ハブを外部ツールに接続したい方のために、人気の高いアプリとの統合も豊富にご用意いたしております。
プロジェクト管理ワークフローを合理化したい方は、今すぐ Bitrix24 にサインアップしましょう！
