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ハイブリッドワークモデルのベストプラクティス

プロジェクト管理

Bitrix24チーム

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更新済み: 2024年8月19日

Bitrix24チーム

更新済み: 2024年8月19日

何かを会得するには練習が必要です。スポーツ、芸術、戦術など、分野を問わず何かを習得する際には学習曲線があります。それは、ハイブリッドワークモデルでも同じです。ハイブリッドワークモデルのもたらす利点は、作業パフォーマンスの向上、不動産費用の削減、職場における満足度の向上だけに留まりません。

ですが、大規模な組織の変化と同様に、ハイブリッドワークは慎重に行わないと専門的な経験や生産性の低下を招く可能性があります。ハイブリッドワークのもたらすポジティブな影響を実感するには、人々が時間を過ごしたいと思えるような仕事環境を整える必要があります。この記事では、皆さまのご参考となるようなハイブリッドワークのモデルをいくつかご紹介いたします。

1. 従業員から定期的に意見を聞く

ハイブリッドワークを成功させるには、従業員の言葉に耳を傾ける必要があります。従業員に影響を及ぼす可能性のあるような職場環境の改善を検討する際には、従業員とのオープンなコミュニケーションを維持できるよう心掛けてください。これにより、会社と従業員の両方に利益をもたらす結果が得られます。

たとえば、職場でスケジュールを作成する際には同僚の意見を考慮する必要があります。従業員の観点からすると、ハイブリッドワークモデルの最も大きな利点のひとつは作業方法と作業場所の自由度が高まることです。従業員のタイムテーブルと彼らの要求が一致しない場合、こうした利益は不利益に転じる可能性があります。

従業員の中からクロスファンクショナルなグループを職場で形成してください。これにより、意思決定を行う際に様々な異なる意見を考慮することができます。従業員の意見を聞く為の方法を複数持つことは賢い考えです。職場で何らかの変更を行う際に従業員が意見を言う機会を設けることで、時間と経過とともにイニシアチブを強化できるようになります。

2. 皆の快適さを尊重する

職場は、毎日そこへ通う人々と同じくらい良いものです。新たなルールを適用したり新たなポリシーを実装する際にはまず、人々を第一に優先するアプローチで管理を行っていることを確認してください。ハイブリッド社会における尊敬と思いやりに満ちたリーダーシップは、会社での働き方に反映されるべきです。週に5日会社に通うのが難しい人もいます。身体の健康と同様に、精神状態と心理的安全性も重要視しましょう。
チームメイトと頻繁にチェックインする習慣を作ることも大切です。安全性と快適さの基盤を確立する際には、あなたや上司のアシストが必要な部分があるかを尋ねましょう。ハイブリッドワークを超えた多様性、公平性、包括性などの問題点が見つかるかもしれません。これらのトピックはすべて、今後の長期的な会社の成功にとって非常に重要です。リーダーとしてあなたがとるべき最も賢い方法は、それらに耳を傾け、それらに基づき行動することです。

3．チームとの繋がりを保つ

テレワークでハイブリッドモデルを機能させるにはコミュニケーションが不可欠です。それにも関わらず、多くの企業は長期的な社内コミュニケーションの計画を立てていません。ポストコロナ時代に求められる、従来型の働き方からハイブリッドワークモデルへの移行に苦戦している企業が多いのはこの為です。

マルチパラダイムな働き方を実装するには、従業員の一部に影響を及ぼす意思決定が必要です。組織内で変化が生じる際には、チームのリーダーがその旨および関連する情報を従業員に提供し続けることが大切です。それらの選択によって、誰が影響を受けるのか、またいつどのように通知を行うかを理解しましょう。コミュニケーションの計画を立てる際には、次の項目を考慮してください。

ターゲットオーディエンスは誰ですか？
彼らに向けるメッセージは何ですか？
どのコミュニケーションチャネルを使いますか？

資料を作成したら、後に表面化する可能性のある問題を予測する為に、職場の利害関係者を含めて事前調査を実施しましょう。これにより、後に発生する可能性のある問い合わせや苦情にスタッフが迅速に対応できるようになります。

4. 適切なスペースの種類を決める

物理的なスペースの多くを最大化することは、ハイブリッドワークを行う上で起業が直面する主な問題のひとつです。維持管理が不十分な仕事環境は、空虚に感じられることがあります。これでは従業員が現場で働く士気も低下してしまいます。

これを防ぐ為に、組織のマネージャーは適切なスペースの種類、つまり人々に刺激を与え、関与し、やる気を起こさせる環境を整える必要があります。オフィスで使用できるスペースには次の3種類があります。

割り当てられたスペース・・・個人用デスクなど個人的なエリア
ホットデスクスペース・・・スタッフがその日のデスクを予約できるエリア
非公式のミーティングスペース・・・従業員が非公式に交流し、リラックスできるエリア

ワークスペースをデザインする際には、従業員の安全を忘れないでください。デスク同士の距離や容量制限など、適切な社会的距離のプロトコルが設定されていることを確認しましょう。訪問者管理の監視を使って、いつ誰がどんな理由で訪問しているのかを追跡することもできます。

5. 経験する機会を常に設ける

ポストコロナ時代のハイブリッドワークモデルには、他にも欠点があります。それは、遠隔地の労働者（テレワーク）が二級市民として扱われる可能性が高いという点です。テレワークの従業員とオフィス勤務の従業員に同じ経験を提供できるよう、組織は対面でのコミュニケーションよりもオンラインのコミュニケーションを促進する体制を整える必要があります。

会議やミーティングを計画する際には、リモートワークの従業員のことも考慮しましょう。オフィス勤務の人を全員会議室に詰め込み、テレワークの従業員を画面の横に配置する形で出席させるのではなく、全員がデスクトップまたはラップトップから会議に参加できる形にするのが理想的です。こうすれば、リモートワークの人も発言したり貢献することを躊躇しなくなります。

ハイブリッドワークモデルを採用する組織は、コミュニケーションを対面からオンラインに切り替えることで、離れた場所にいるスタッフへの情報の抜け漏れを防ぐことができます。オンラインファーストなコミュニケーションを徹底することは簡単に出来るうえ、ハイブリッドワークスペースに多くの利点をもたらすのでお勧めです。

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6. オンサイトとリモート、両方の従業員を満足させる戦略を探す

仕事は楽しめるのが理想的です。従業員は、自宅で仕事を完成させる為のツールを完備しているかもしれません。ですので彼らが一定のスケジュールでオフィスに足を向けるよう、職場には何らかの独自の要素が必要です。同時に、ハイブリッドワークモデルの目標は人々に自宅で仕事をするという機会／選択肢を与えることです。従業員が現場にいないときに、現地（職場）で何が起こっているかを常に把握しておくことが大切です。

チームがこれらを達成する為に取り組むことができるアイデアのひとつは、テレワークの従業員が関与する活動の組織化です。仮想の歌のコンテスト、外部のゲストスピーカーの招待、パーティー等がそうした活動に当たります。写真のチャレンジや雑学クイズゲームを毎日行い、人々の参加を促すのも良いアイデアです。こうした活動は、場所を問わず簡単に参加できます。他には、オフィス全体に飲み物の販売店を設置して、お茶やコーヒーの用意を手伝ってもらうことで、現場のスタッフの気分を盛り上げるのも良いアイデアです。これは、普段は一緒に作業をしないスタッフ間のコミュニケーションの機会として効果的です。
これらは些細なことに見えるかもしれませんが、まとめて実行することで人道的な職場環境を実現することができます。職場で何が起こっているのか、人々が興味を持つことが大切です。

7. HR部門やIT部門と協力し、職場でテクノロジーがスムーズに適用されるよう環境を整える

会社のHR部門やIT部門と協力して、適切な改善が行われていることを確認しましょう。HR部門は、従業員が作業効率を上げる為にはどのデバイスが必要であるかを認識している必要があります。IT部門は、人々の使っているシステムが、ハイブリッドワークに必要な通信リンクをサポートできるよう環境を整えます。これらは、投資した量に合わせてビジネスの規模を調整する役にも立ちますので、結果的にハイブリッドワークモデルのメリットを最大限に活用できます。

職場に新しいテクノロジーを取り入れて働き方を改革する際には、テクノロジーの流行を追うあまりついつい過剰投資しがちです。IT部門やHR部門と協力して、スタッフがよく使うソリューションを採用し、誰も使わないテクノロジーは取り入れないように工夫しましょう。

8. 新しいデジタルドメインで、組織のコアバリューを再強調する方法を見つける

専門家によると、コアバリューの証明として過去数年に渡り築かれた組織文化を発展させる際の問題点は、机上ではなく現場に存在します。

これらの問題を解決する為には、経営者やリーダーは革新的な手段を開発する必要があります。特に、リモートワーカーとして仕事を始めた人々は、オフィス勤務の同僚と比べて問題が生じやすいので注意しましょう。両者の価値を示すオンライン活動の場を提供することで、従業員はゴールポストを理解しやすくなります。

また、管理者はデジタル環境における価値主導の行動をどのように認識し、報酬を与え、推奨するかを理解する必要があります。それにはスタッフがコアバリューを示した際に、経営陣や従業員間が公にそれを認められるオープンチャネルを作成し、優れた仕事ぶりが見落とされないようにするのが有効です。適切なソフトウェアを使うと、それを効率的に実行できます。正確かつ完璧な機能を搭載したBitrix24は、手間暇かけずに即導入できる優れたソフトウェアです。ぜひ一度お手にとってお試しください！

FAQ

ハイブリッドワークモデルとは何ですか？

ハイブリッドワークモデルとは、オフィス勤務とリモートワークの両方の従業員のスケジュールを考慮した働き方のモデルです。従業員は、普段は自宅で仕事をして、必要な際にオフィスを訪れるといった働き方を選択できます。万人にぴったりなハイブリッドモデルはありません。会社や組織、従業員のニーズに合わせて、独自のハイブリッドモデルを構築しましょう。