ハイブリッド型チームの効果的な管理方法と6つの秘訣

リモートワーク（テレワーク、在宅勤務）の需要の高まりと共に、ハイブリッド型チームを管理することは急速に最先端の流行となりました。

ですが、それは公園を散歩するのとは訳が違います。

実のところ、完全なリモートまたはインハウスは、両者をブレンドする方法よりも簡単です。ハイブリッド型チームでは、管理者は各グループのニーズを把握できるよう、２つの帽子を被っておく必要があります。会議室に全員集合するミーティングはもう終わりです。ハイブリッド型管理者は、常に全員を含む戦略を実行する必要があります。

もちろん、そのバランス調整は最も簡単ではありませんが、決して不可能ではありません。適切なツールと技術（経験に基づく幾つかの間違いも含めて）を使えば、ハイブリッド型チームのメリットを得ることができます。

それでは早速、ハイブリッド型チームを効率的に管理する為の6つの秘訣を見てまいりましょう。

FAQs

ハイブリッド型チームとは？

ハイブリッド型チームとは、オフィス勤務とテレワークの労働者をブレンドしたチームです。可能な限りで組織は労働者にオフィス勤務かリモート勤務の選択肢を与え、労働者は勤務形態を選べます。

ハイブリッド型チームの管理方法とは？

ハイブリッド型チームの管理には、次の方法があります。

• 最初から期待値を設定する
• 使用するツールの統一性を維持する
• 確固たるチーム文化を確立する
• テレワーカーとオフィスワーカーを同等に扱う
• 効率的なコミュニケーション戦略を実装する
• アプローチを常に改善し続ける

ハイブリッド型チームを管理する際の課題とは？

ハイブリッド型チームの管理者が直面する課題には、次のものがあります。

• 時刻表の調整
• 進捗状況の追跡
• 各従業員に貢献の機会を平等に与える
• チームをまとめ、団結する文化を作る
• オフィススペースにコストが掛かる可能性がある

1．基準と期待を設定する

リモート勤務の従業員を、オフィス勤務の従業員から切り離して放ったらかしにしてはいけません。ハイブリッド型チームを管理する際にはまず、オフィスワーカーとテレワーカーの両者が参加できる枠組みを作成する必要があります。

多くの管理者は、1日を開始する際にスタンドアップミーティングを呼び掛けます。スタンドアップミーティングはほんの10分程度で済み、自分達も組織の一部であるとテレワーカーが実感できるので、おすすめです。

従業員が勤務時間を自由に選択できるようにしたい場合もあるかと思います。これは、従業員の士気を高く保つのに有効な方法ですが、コールセンター部門のように同時に作業を行う必要があるチームでは機能しません。

構造がきちんとしていれば、どのようなルールを設定しても、期待を明確にしてチームの生産性を高めることができます。つまり、ルールの範囲内で行われた決定は公平とみなされるということです。従業員はすべての段階を再考する必要がなく、目の前の仕事に集中できます。

公平性について考えるとき、ルールは一方的なものであってはならないということを念頭に置いてください。ハイブリッド型チームの管理を成功させる秘訣のひとつは、ルールを設定する際に、ルールを遵守する必要のある人々と緊密にコミュニケーションを取ることです。

すべての要求に応じるという意味ではありません。ですが、チームの意見を取り入れて、チームにとって最善のことを行う必要があります。人々の理想を受け入れ、それらに対応する為に最善を尽くしましょう。たとえば、午前中に子供を学校へ連れて行き、その分少し遅くまで働くことは、オフィスワーカーとリモートワーカーの両者に好まれます。一方で、きっかり9時から17時まで働くことを好む人もいます。

2．誰もが公平な競争の場に立てるよう、適切なツールを提供する

ハイブリッド型チームが異なるシステムやプラットフォームで作業を行う場合、その管理には情報の損失や緊張感の高まりがつきものです。最悪の場合、セキュリティ侵害にさらされる危険すらあります。ですので、誰もが何処からでも使用できるクラウド型のシステムをセットアップするのがおすすめです。

ハイブリッド型チームを管理する際には、少なくとも次のツールが必要です。

• Eメール

• インスタントメッセンジャー

• ビデオ会議ツール

• タスク管理

• クラウド型ドライブ

• 共同ドキュメント

• パフォーマンス分析

実際の作業はソフトウェアが行いますが、追加の機能を提供することもできます。

新たな従業員を採用するよりも、今いる従業員を維持する方が遥かに安価です。ですので、競合他社に勝てるものを従業員に提供しましょう。たとえば、テレワーカーのひとりがオフィスチェアを必要としている場合は、2万円を支払って彼らの士気を維持しましょう。新しい従業員を探して雇い、一からトレーニングを行うよりも、このほうが遥かに簡単です。

3．密接なチーム精神とチーム文化の創造に焦点を当てる

チーム精神や組織文化に関するアドバイスは数多くありますが、それらの多くは漠然としていて、実際の意味や詳細に踏み込んでいるものは殆どありません。

そのことを踏まえて、チームをまとめる際に役立つ領域をいくつかご紹介いたします。

チームに目的を与える

どんなにやる気に満ちた従業員でも、自分の仕事に目的がないと感じると仕事のパフォーマンスが下がります。ですので、プロジェクトを開始する際には、その理由にフォーカスしましょう。それは、高齢者のアクセシビリティを向上する為ですか？カスタマージャーニーを改善する為ですか？或いは、シンプルに多額の利益をもたらす為ですか？その後、各タスクを割り当照る際には、それらの重要性と、それらがプロジェクト全体にもたらす貢献を明示します。

社内用ソーシャルメディアプラットフォームをセットアップする

ハイブリッド型チームの管理において、チーム精神を構築するには、イントラネットを仕事関連の話し合い以外にも活用するのがおすすめです。イントラネットには生産性を高める効果もありますが、最適なチーム用ツールを使うことで、社交的な意味での少数グループを作成できます。プログラマー間の冗談のやりとりや、ハイキング愛好家の会話など、共通の関心事やテーマに基づいてグループを作成しましょう。

オフィスを社交クラブに変えることは出来ませんが、これはオフィスワーカーとテレワーカーを団結させるのにたいへん効果的です。

仕事を休む（休憩を取る）

毎週金曜日にZoom飲み会を行うのは難しいかもしれませんが、週にほんの少しの時間を確保することは可能です。たとえば、月曜日のコーヒーブレイクをハイブリッド型チームのウィークリースケジュールに取り入れてみてはいかがでしょうか？カジュ

4．チーム全体を通して平等に均等な機会を提供する

ハイブリッド型チームの管理では、家から仕事をしている人よりも、目の前に座っている人に集中するほうが簡単です。しかし、タスクや機会がチーム全体で平等に共有されていないと、機会を逃した人々は不満を抱き、責任者は燃え尽き症候群になってしまう可能性があります。ですので、ハイブリッド型チームを管理する際には、よりグローバルな方法で仕事を分散することが大切です。

ですが、公平性を保つ為にすべての時間を費やす必要はありません。適切なツールを使用すれば、頭が爆発することなく、タスクや機会を均等に分散できます。

たとえば、タスクの割り当てを自動化すると、オフィスで隣に座っているチームメンバーに全責任を負わせることを避けられます。こうすれば、他の人が機会を欲している際に、特定の人が贔屓されて全てを手に入れるという状況は起こりません。

さらに、戦略的な方法でチームのパフォーマンスを分析できます。誰が最も優れているかを推測するのではなく、カスタマイズされた指標を設定して、チームが個人レベルでどれだけスムーズに機能しているかを正確に把握できます。

出退勤から始めましょう。といっても、厳密な業務開始／終了時間にぴったりででなければならないという意味ではありません。決められた時間内に、全員が仕事に取り組んでいれば問題ありません。高品質なタスク管理ツールを使うと、完了したすべてのタスク、更新、コメント等の時間を記録し続けることができますので、日中の空き時間の有無を確認できます。さらに、ワークロード、完了したタスク、締め切りを過ぎたタスク、作業評価に関する報告書を作成できる生産性レポートを使用すると、より具体的なメトリックを掘り下げることができます。

5．コミュニケーションゲームを行う

どのようなチームにとっても明確で流動的なコミュニケーションは重要ですが、特にハイブリッド型チームの管理にとっては非常に重要です。優れたコミュニケーション戦略には、次のような利点があります。

• チームメンバーの全員が参加できる

• 優れた企業文化を形成できる

• 部門全体が統一される

• チームと個人の進捗を監視できる

これらのメリットはすべて役に立ちますが、今回は、スマートコミュニケーションから得られるメリットの中でもあまり知られていない方法を複数ご紹介いたします。

非同期ミーティング

全社的な会議、特に発表に関しては、個々のメンバーが貢献できることは殆ど無いかもしれません。ならば会議を記録して、チームが対応可能になった時に役立てませんか？これは、スケジュールが忙しくて仕事に集中する必要がある人や、家族の生活に合わせて柔軟なスケジュールを組んでいる人に喜ばれます。

ストレスと燃え尽き症候群の兆候を見逃さない

オフィス内のチーム内では、メンバーの機嫌の良し悪しは明白です。ですが、リモートチームの機嫌は見逃されがちです。彼らはプレッシャーに苛まれたり、心配事を明確にしたくなかったり、懸念を口に出来ずにひそかに悩んでいるかもしれません。従業員の福利厚生に気を配ることは管理者の義務です。特にハイブリッド型チームを管理する場合は、これほど重要なことはありません。ビデオ会議ツール（カメラもオンにしましょう）でプライベートな1対1の通話をスケジュールし、ワークロード、外部からの圧力、グループへの参加について話し合う為の安全なスペースを提供しましょう。

オフィス内のメンバーのことも忘れないでください。彼らとの1対1の話し合いは、会議室でプライベートに行いましょう。

6．改善アプローチでハイブリッド型チームを管理する

この記事では、ハイブリッド型チームを管理する為の最新手法について見てまいりましたが、時代とテクノロジーは息を呑む速さで変化し続けています。戦略を毎年大幅に見直す必要があるということではありません。ハイブリッド型チームの管理とは、あなたとあなたのチームが作業を行う為の最適なフレームワークを提供する為の継続的なプロセスです。それは、技術の進歩のみでもありません。チームが進化するにつれて、彼らの要求は変化する可能性がありますので、彼らに提供するものにも柔軟性を持たせる必要があります。

これに対応するには、改善アプローチの採用がおすすめです。改善アプローチとは、四半期ごとに大規模な変更を行うのではなく、細かな変更を頻繁に行うことです。この方法で常に事を進めると、チームは変更のプロセスに慣れますので、チームは動揺することなくスムーズに変化に適応できます。

カイゼン手法を使うと、どこからでも提案を得られるようになる為、ハイブリッド型チームの管理が容易になります。物事が上手くいかない場合には、チームからフィードバックを得ると共に、分析ダッシュボードを見て、数字によって状況を確認するのがおすすめです。

ビデオ会議ツールで、会議に参加しきれていないと感じているテレワーカーの例を見てみましょう。次回の会議では「話したい人は両手を挙げて話す」という方法を試してみてください。仲介者はリモートチームに論理的な手順で質問を投げかけ、会議の主導権を握ることもできます。同様に、オンラインの参加者にチャットで提案を書いてもらい、会議室でそれらを提起するのもおすすめです。

これらの微調整をそれぞれテストし、その有効性が確認できたら、ハイブリッド型チームの管理戦略に取り入れましょう。

ハイブリッド型チームを管理する為の最新手法は、以上です。

この記事でご紹介した方法の中には、実行するのに時間が掛かるものもあります。たとえば、チーム全体でスケジュールに合意するには5分では済みません。ですが、こうした多くの作業を瞬時に終わらせる方法があります。

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