この記事の内容：
好む好まざるに関わらず、人事プロセスの自動化は定着しつつあります。これは、ある種の革命ともいえます。人事プロセスを自動化すると、非常に大きなメリットが得られるからです。
現在、市場には多くのHR自動化ツールが出回っています。これらの多くは、予算を無駄にすることなくビジネスを後押しする機能を備えています。
この記事では、自動化の重要な概念と、自動化がビジネスにもたらす変化についてご説明いたします。まずは、「人事自動化とは何か？」という質問を取り上げ、その将来を探り、人事プロセスを自動化する方法を見ていきます。
人事部門でのストレスを軽減し、生産性を向上させたい方は、ぜひ最後までお読みください。
HR自動化とは、反復的な手作業をアルゴリズムによって処理することで、人事の取り組みを強化するプロセスです。人事チームはより人間的な側面を必要とする作業に集中することができるようになり、結果として全体のパフォーマンスが向上します。
自動化は、過去10年間にわたって全般的な人気を高めており、プラットフォームの正確性と信頼性もより高まっています。人事自動化ソフトウェアを使用すると、部門の働き方に改革をもたらし、採用活動を行う従業員の過負荷を回避し、チーム内の定着率を向上できます。同様に、オンボーディングとトレーニング中の従業員の自律性を高めることもできます。何らかの急な変更が生じた際でも、自動化によって休暇や経費の承認といった細かなタスクを処理できます。
人事自動化の主な利点のひとつは、すべての動きがソフトウェアによって自動的に追跡されることです。たとえば、報告書に即時アクセスして、知りたい情報をすべて手元に用意することができます。
その結果、重要性の低いタスクに費用や時間、労力をかけることなく、より重要度の高いタスクに集中して取り組むことができるようになります。
人事部門の自動化に関する最大の懸念のひとつは、人間が不要となる可能性があることです。実際、自動化できるものは将来すべて自動化されるようになるだろう、とよく言われています。
もちろん、100年後にアルゴリズムがどの程度人間の仕事を引き継げるようになるかは誰にも予測がつきません。ですが現在の傾向をみる限り、自動化によって人間が不要となるというよりも、人事業務が合理化され、退屈で単調な作業がなくなることが期待されています。
これは、21世紀を経る過程で、人事における地位が劇的に変化することを示唆しています。プロセスの複雑化に伴い、タスクは単調なデータ入力から感情と直感に基づく作業へと移行します。ですが、少なくとも近い将来、人間は依然として主要な役割を果たしているでしょう。
それでは次に、自動化機能の方法と、将来的な予測についていくつかご紹介いたします。
オンラインで仕事を宣伝する際や、特にリモートチームを募集する際には、全世界に向けて情報を発信することになります。その際のメリットは、リーチが非常に広い為、地元では見つかる可能性の少ない優秀な人材を惹きつけられることです。ただし、もちろん欠点もあります。それは、応募者数が膨大になり過ぎて、候補者リストを絞り込むのに苦労する可能性があることです。
アルゴリズムは、あなたに必要なものを反映するキーワードを見つけるべく、あらゆるアプリケーションをスキャンする機能です。ボタンを数回クリックするだけで、すべてのボックスにチェックマークを付ける候補者リストが表示されます。このようにして、チームに必要なすべてのハードスキルを確実にカバーし、ソフトスキルと文化的適合性に集中できるようになります。
採用プロセスの自動化によって得られる利点は他にもあります。それは、採用の偏りがなくなることです。性別、人種、住所など、誰しも無意識のうちに偏見を持っているものです。人間である以上、それを避けるのは困難です。また、人事部の誰かがたまたま不機嫌なこともあります。
フィルターは必要なハードスキルのみに依存する為、オープンフィールドを削減する際に公平性を保証できます。候補リストから選択する際、チームはチームとして意思決定を相互参照し、じっくり検討して理想的な候補者を見つけることができます。
将来を見据えると、採用の自動化がいっそう正確になり、ハードスキルからカルチャーフィットへと移行することさえ期待できます。
人事プロセス自動化の恩恵を既に享受している組織は、新入社員ごとに紙ベースで記録を収集し、面倒なデータ入力を行うことを笑うでしょう。
こうした組織では紙ベースの代わりに、社内イントラネットに自動入力される一連のカスタマイズ可能なフォームをスタッフに送信します。適切なHR自動化ソフトウェアを使用すると、フィールドは組織の連絡先シートに直接リンクします。フォームへのアクセスを維持することで、チームメンバーは自分の情報を更新できます。たとえば、誰かが昇進した際には、他の人が閲覧できるよう自分でその旨を更新できます。
契約が締結されたときに起動できる人事ワークフロー テンプレートを使用して作業を進め、すべてのステップが完了すると通知が送信されます。細部まで追跡したり、データ転送のミスが生じないよう気を配る必要もないので、人事チームのストレスが軽減され、生産性が向上します。
従業員の作業時間を手動のタイムシートで管理するのは、マネージャーにとって時間の有効活用にはなりません。時間管理ツールを使用すると、無駄な時間をゼロに減らすことができます。従業員ひとりひとりを確認する代わりに、誰かが遅刻した場合に通知を送信するよう設定しましょう。これで、必要な作業に集中できるようになります。
社内システムは、すべての従業員の出退勤時刻を正確に記録してくれます。人事自動化システムがパソコンとスマートフォンの両方に対応していると、出張先からでもボタンを押すだけで出退勤を正確に登録できるので便利です。
もちろん、臨機応変な対応も可能です。たとえば、柔軟な時間割を設定して、月末に平均を確認できます。これは、テレワーカーや外部サプライヤーにとっても便利です。彼らは自分の作業時間を追跡し、労働契約書に基づいて、請求書を迅速に作成できます。
給与計算のコンプライアンスを遵守できます
HR（人事）で最も間違いが起きやすい分野のひとつは、支払いです。大忙しの月末は、支払いが遅れたり、労働規制や税制を遵守できないリスクと常に隣り合わせです。これらを遵守しないと、法的なトラブルに巻き込まれたり、組織の評判が危険に晒される可能性が生じます。
ですが、人事オートメーションを使用すれば、すべてを瞬時に計算できます。しかも、ルールや規制を紙に書き出す必要はなく、複数の詳細を入力するだけで準備完了です。優秀なHRソフトウェアは、勤務国を考慮して、国境を越えたコンプライアンスを確保できます。
迅速なスケーリングを行いたいときには、この種の自動化が不可欠です。たとえば、ブラジルの所得税について学ぶチームを法科大学院へ派遣する代わりに、アルゴリズムの助けを借りて、簡単な方法でそれらを行うことができます。
従業員のプロセスを標準化・合理化します
人事チームにとって、最も時間のかかるタスクは何でしょうか？いくつかありますが、殆どの場合最終的に受け入れられることになる、細かなプロセスの手配と承認がそのひとつです。
マネージャーの後を追って走り回るのに費やされている時間は、遥かに有効活用できる可能性があります。
たとえば、休暇申請です。HRを自動化すると、従業員は自分のカレンダーを参照し、日付を選択し、休暇申請を送信できます。空き日がない場合、プロセスは機能しません。承認者の画面には、申請内容に対してイエスまたはノーで応答できる通知が表示されます（承認リクエストで承認者の受信トレイが満杯になることはありません）。
人事プラットフォームがスマートフォンでも機能すると更に便利です。マネージャーは外出先からでもリクエストに対応できます。
従業員のパフォーマンスの監視とトレーニングセッションを自動化できます
パフォーマンス分析は、多くの時間と労力を要する人事の仕事のひとつです。では、このプロセスを自動化するには何をすればよいでしょうか？
年始または四半期の始めに、野心的且つ達成可能なKPIを各個人に設定しましょう。これにより、プロジェクト管理ツールで関連のある完了したタスクを測定できる基準が設定されます。採用と同様、すべてが数字に基づいていますので、HR自動化をパフォーマンスの監視に使用すると潜在的なバイアスも取り除かれます。
では、個人が目標を達成できなかった場合はどうなるでしょうか？
人事チームは、パフォーマンスの低い個人を特定し、特定の分野でのスキルを磨くよう招待する為のトレーニングワークフローを設定できます。もちろん、従業員が疎外感を感じるような冷たいロボットシステムは不要です。状況を説明し、プライベートな対面会議をスケジュールして従業員を安心させましょう。
分析と報告書でアプローチを改善できます
分析を使うと、どの部分が予測よりも多くの時間を要しているかが明確に分かりますので、オンボーディングや他のプロジェクトをより効率的に扱えます。同様に、特定の項目に関して通常よりも多くの質問が生じた際には、その原因を突き止め、将来の為に改善する必要があります。
分析は、HR自動化の最も重要な部分のひとつです。多くの作業はアルゴリズムによって行われるものの、それらの作業が正しい方向へ進んでいるかを確認する必要があるからです。
分析を賢く使う方法のひとつは、たとえばHRトレーニングワークフローでA/Bテストを実施することです。データに基づき決定を下す前に、各戦略のパフォーマンスを注意深くチームで監視できます。より複雑なツールを使うと、点と点を繋ぎ、優秀な従業員が辞職を決意した背景要因を解明することも可能です。
未来のHRチームは、そのような複雑なシステムのもと分析を活用して、組織内の士気を確実に維持できるようになります。
オフボーディングのストレスを取り除く
オフボーディングは、思いのほか複雑な手順になることがあります。多くの間違いがあることに気づいたときには、既に手遅れということも少なくありません。
一定期間居ないに連絡先詳細を削除するなど、プライバシー法を尊重する必要があります。HR自動化を使うと、元従業員の詳細にタイマーを設定できますので、人間の記憶に頼ることなく法的要件に準拠できます。
もちろん、人の手で行われるべき作業もあります。たとえば、物品やデバイスがすべて返却されたかどうかの確認です。これらのタスクには緊張感や感情が伴う可能性がありますが、オフボーディングのHRワークフローを使うと、感情を取り除いて見落としを防ぐことができます。
ただし、オフボーディングは単なる物事の後片付けではありません。オフボーディングは、組織改善の機会でもあります。既に退職しているという自由な立場を利用して、元同僚へのEメールを自動化して、彼らの満足度の詳細な説明を得ることができます。カスタマイズ可能なフォームを使用して、自分の組織特有の側面に焦点を合わせ、四半期レポートを引き出し、アクションエリアを特定できます。
上記では、現在の人事プロセスを自動化する方法、および将来の予測についての明確なアイデアと重要な概念をご説明いたしました。自動化を採用するのには最適な時期があります。それは自動化が最初に開始された時と、今この瞬間です。
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戦略と共に実装すると、自動化は品質を低下させることなく人事部門の作業負担を軽減します。
