【2023】ドキュメントコラボレーションツール おすすめ８選
現代社会は、必然的にデジタル化へと向かっています。ペーパーレスオフィスやデジタルワークスペースは単なる概念ではなく、高度な管理ソフトウェアによって現実のものとなっています。私たちが扱う文書の多くはデジタル化されています。それらをリアルタイムで閲覧、議論、共有、編集するための容易なアクセスを得ることは必要不可欠です。
技術の進歩に伴い、最新のオフィスとリモートワークの両方の環境に適応して効率性を高めるためにも、ツールの導入を検討する必要があります。
デジタルコミュニケーションの新しい手段としてのコラボレーションツール
効果的なドキュメントコラボレーションツールは、以下のような様々な面でチームにメリットをもたらします。
● リモートで仕事やコミュニケーションをすることで、時間やお金、その他の貴重なリソースを節約できます。
● 従業員同士は雑談することなく、業務に集中できます。
● チームワークを高め、創造的思考、建設的なフィードバック、ブレインストーミングのためのスペースを確保できます。
● 生産的なコミュニケーションにより、職場環境がより健全になります。
コラボレーションツールを選ぶ際の注意点
ドキュメントコラボレーションツールの主な目的は、作業中のドキュメントを自分やチームメイトが実際に見たり、編集したり、場所を問わず共有することです。しかし、その機能は限定されるべきではありません。ここでは、生産的なコラボレーションに欠かせない機能をご紹介いたします。
● ファイルテンプレートの十分な選択
● インスタントメッセージ、コメント、ビデオ／音声通話のオプション機能
● ドキュメント作成時に必要となるアプリケーションとの統合
● バージョン履歴の表示と変更の追跡機能
● 変更や更新に関する通知機能
● 自動保存とバージョン管理
● さまざまなファイル形式に対応する機能
● ファイルを保存のための十分な容量
● アクセス権の付与機能
● デスクトップ版＆モバイル版
● オンライン＆オフラインでのアクセス権
チームの作業効率を高めるためのツール
Bitrix24
Bitrix24は、ドキュメントコラボレーションツールを含む幅広いビジネスツールを提供する複合プラットフォームです。その編集機能はOffice 365やGoogle Docsのように幅広く、無制限にユーザーを招待することが可能です。オンライン・オフラインを問わず、あらゆるデバイスでファイルのインポート、エクスポート、共有が可能です。同僚と一緒に、チャットや通話、会議で進捗状況を話し合うこともできます。
価格とプラン
無料版では、コラボレーションや編集の機会が少ないかもしれませんが、統合機能がそれを補ってくれます。無制限のユーザーが100％無料で利用できます。
Google Workspace
Googleによって開発された「Google Workspace」という複雑なビジネスソリューションは、優れたドキュメントコラボレーションツールを提供するためのすべてを備えています。その主な利点は、Gmail、Drive、Meet、Calendar、Chat、Currents、Jamboard、Docs、Sheets、Slides、Keep、Sites、Formsなど、ほぼすべてのGoogleアプリケーションの機能を利用できることです。つまり、あなたや同僚は、必要に応じて、編集したドキュメントにメモを追加したり、フォームをインポートしたりすることができます。あなたとチームメイトは、Docsの幅広い編集機能を利用でき、ChatとMeetを使って効率的にコミュニケーションをとることができます。Office 365にも対応しています。
価格とプラン
ビジネスの規模によって価格は異なります。
Office 365
ドキュメントコラボレーションツールといえば、Office 365製品に勝るものはありません。Office 365のソリューションは、さまざまな種類のドキュメントを作成・編集するために設計されています。Word、Excel、PowerPointを使って何ができるかは、皆さんもご存知でしょう。作成したドキュメントは、Exchange、OneDrive、SharePointといったクラウドサービスを使って、保存、共有、交換することができます。これだけの機能があれば、進捗状況の確認やブレインストーミングも生産的に行えます。しかし、他のアプリとの連携はありません。もしも現在Microsoftを利用しているならば、第一の選択肢としてぴったりな製品です。
価格とプラン
BasicプランとApps for Businessプランは、シンプルな機能を使いたい小規模企業に最適です。StandardプランとPremiumプランは、より高度な機能を使いたい企業におすすめです。
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、Dropboxのアプリケーションパッケージに組み込まれています。そのため、競合他社と比較して、編集やコミュニケーションの機能は充実していません。しかし、独自のドキュメント・コラボレーション・ツールや、ファイルの保存、共有、インポート、アクセスのための効果的な手段があるという利点があります。さらに、ワンクリックでドキュメントからプレゼンテーションを作成することもできます。また、あなたやチームメイトは、画像を含むファイルのすべての要素にコメントすることができます。画像、GIF、ビデオ、音声ファイルを追加できます。全体的にシンプルな機能が多く、直感的に使える仕様になっています。
価格とプラン
Dropbox PaperはDropboxアプリケーションの一部であり、プランに関係なく同じ機能を備えています。
Zoho WorkDrive
Zoho WorkDriveは、オンラインのファイル管理システムであると同時に、ドキュメント・コラボレーション・ツールでもあります。このプラットフォームは、チームメンバーが簡単に連携して作業できるように特別に設計されています。Zoho Office Suiteを使って、文書（Writer）、表やスプレッドシート（Sheet）、プレゼンテーション（Show）の作成、閲覧、編集が可能です。さらに、デバイスにインストールされているプログラムを使い、あらゆるファイルを開いて編集することができるGenieアプリケーションのベータ版を試すこともできます。ファイルの整理、保護、保存、共有ができるよう、WorkDriveにはTeam FolderやCloud Storageなどのツールが用意されています。
価格とプラン
一般的に、すべてのプランはドキュメントコラボレーションに必要な基本機能を備えています。スターターパッケージでは、ファイルのロック、アクティビティ、アクセスの統計情報がありません。また、ビジネスパッケージでは、セキュリティ機能や管理機能が強化されています。
Box
Boxは、かつてはクラウドストレージソリューションでしたが、より洗練されたものへと進化しました。ドキュメントコラボレーションツールのほとんどは、Microsoft 365、Google Workspace、Zoom、Slackなど、数多くのアプリケーションとの統合によって実現されています。さらに、Box Noteを使うと、ドキュメントを閲覧・編集しながら、推奨事項や新しいアイデアをメモに残したり、コメントを付けたり、同僚にタグ付けしたりすることができます。
価格とプラン
会社の規模が小さく、それほど頻繁にコラボレーションを行う必要がない場合は、ビジネス（プラス）プランがおすすめです。ドキュメントを頻繁に扱う場合は、Enterprise (Plus)パッケージがおすすめです。
Bit.ai
Bit.aiは、あらゆるビジネスプロセスに対応するエコシステムを構築するために開発されました。あらゆる形式のファイルを簡単に保存、整理、管理、インポート/エクスポート、追跡することができます。ドキュメントコラボレーションツールでは、あなたと無制限の共同執筆者が同時にドキュメントを閲覧・編集することができます。また、メモやコメント、チャットメッセージを使って、ブレインストーミングやフィードバックを行うことも可能です。
価格とプラン
容量の制限なく利用したい場合は、ビジネスプランかエンタープライズプランがおすすめです。ユーザー数やストレージ容量に制限があっても構わないという場合は、Pro版やFree版がおすすめです。
Confluence
Confluenceは、直感的で利用しやすいインターフェースを持つ、すっきりとしたソリューションです。さまざまなドキュメントテンプレートが用意されており、同僚と一緒にリアルタイムで編集作業を行うことができます。チャット、コメント、ノートを使って、ブレインストーミングをしたり、変更点について話し合うことができます。また、画像や「いいね！」、絵文字を使ってポジティブな印象を与えることもできます。さらに、無制限のストレージスペースはたいへん魅力的です。Jira や Trello との統合に加えて、Google Docs、Dropbox、OneDrive、Office 365 を含むあらゆるアプリケーションの Confluence と完全に互換性のあるバージョンを Atlassian Marketplace からダウンロードすることができます。
価格とプラン
Confluence の価格の違いは、ドキュメントコラボレーションツールのセットには影響しませんので、ビジネスの規模に応じて判断しましょう。
