中小企業では、少人数で多くタスクを処理する必要があります。ですから、管理者とのやりとりで1日の大部分が費やされ、大事な作業をする時間が減ってしまうことは避けたいものですよね。
ドキュメントの作成と保管、各タスクの責任者の追跡などのタスクは重要です。しかし、これらすべての作業を少人数で行うには多くの時間が掛かり、その退屈さに飽きてしまうリスクもあります。
でも、ご安心ください！この記事では、ソフトウェアを使って企業での請求書管理のプロセスを最適化して作業負荷を減らす為の8つの秘訣をご紹介いたします。
1．デジタル化しましょう
今更何を言っているのかと思われる方もいらっしゃるかもしれません。でも、昔ながらの方法で苦労を伴う作業を行っている企業は意外と多いのです。中小企業が昔ながらの方法で請求書管理を行うと、印刷や郵送に費用が掛かり、膨大な紙とお金を浪費することになります。
それだけではありません。昔ながらの請求書管理では、間違いが起こる可能性も高いのです。だって紙ベースで請求書を追跡・管理しなくてはならないのですから・・・クラウド上で適切に整理されたドライブと比べると、これは想像を絶する悪夢です。請求書の紛失や重複など、本来避けられる筈の問題に頭を悩ませることになります。
一方、Webベースの請求書管理を使うと作業の質を保ちつつ大幅な費用と時間を節約できます。適切な請求書管理ソフトウェアを使うと、請求書がいつ発送されたか、誰がそれを受け取ったか、支払いが行われたかどうかを追跡できます。ですので、デジタル化を嫌う方もいらっしゃるかと思いますが、恐れずにまずは試してみることをおすすめいたします。
2．会社のブランディングに合わせて請求書をカスタマイズしましょう
中小企業での請求書管理には不要だと思われる方もいらっしゃるかもしれません。ですが請求書を独自のスタイルにアレンジすると、請求書がぱっと目立ち、すぐに認識できるようになります。
個人的なお礼の一言を記載するのも良いですが、まずはロゴやフォーマット、色のアレンジから始めましょう。
デザインが完成したら、承認してもらうようデザインを送信し、ドキュメントをCRMにアップロードします。請求書によっては見た目が異なる場合もありますが、適切な請求書管理ソフトウェアを使うと、カスタマイズ可能なフィールドをテンプレートに添付できます。一般的なフィールドには、次のものがあります。
顧客の氏名、住所（所在地）、税に関する情報
自分の氏名、住所（所在地）、税に関する情報
請求書番号
請求書の作成日
支払い方法と支払い日
サービスと費用に関する詳細
質問等に対応する連絡先情報
製品やサービスの数が限られている場合は、製品全体を製品カタログに保存し、請求書管理プロセスと統合できます。各製品は価格にリンクされますので、数量や割引を追加するだけで請求書を作成できます。
これらの試みによって、すべてのドキュメントにおいて一貫した品質を保つことができ、結果として時間の節約にも繋がります。
3．予測を設定しましょう
中小企業で請求書管理を行う際には、請求プロセスに関するすべての側面を網羅する包括的な契約書を最初に送信するのがおすすめです。支払日が祝日に当たる場合の顧客の行動の予測も含めて、支払いが行われる予測日時を設定しましょう。また、支払いが遅れた場合に備えてポリシーを作成するのもおすすめです。こうすることで法的トラブルを未然に防ぎ、顧客を追跡するストレスを減らせます。
毎月同じ請求書を決まった顧客に送信することもありますよね。そんなときには定期請求書が便利です。定期請求書を使うと、毎月同じ日に同じ顧客に請求書が送信されるように設定できます。
ただし、請求書を分割払いで作成するなど顧客からのイレギュラーな要求がある場合には、迅速なリスク管理分析を行い、別の契約テンプレートを作成しましょう。リマインダー付きタスクをカレンダーで作成し、合意した日付に送信します。こうすると顧客からの信頼が高まり、顧客とより良い関係を築くことができます。その結果、中小企業における請求書管理の改善にも繋がります。
4．CRMを準備しましょう
CRM（顧客関係管理システム）は、連絡先情報や特別なリクエスト、顧客とのやりとりなど、顧客に関するすべての情報を保管する為の場所です。中小企業で請求書管理を行う為に最もおすすめなコツのひとつは、パワフルなCRMを使うことです。
最初からCRMを効果的に使うことを計画に入れておきましょう。たとえば、会社のメインの窓口（連絡先）が、財務部門とは別な場合がありますね。この場合、「請求書関連の連絡先」としてフィールドを設定し、財務部門を入力します。こうすると、請求書が間違った人に送信されて支払いが遅れるリスクを減らせます。
顧客に請求を行う方法は色々ありますが、中でも最も人気が高いのはEメールです。ここでも適切に構成されたCRMが役に立ちます。CRMを使うと、メールアドレスと氏名の従属フィールドを含むテンプレートを作成できます。こうすることで、請求書を作成して送信する準備をするときには、受信フィールドに並んだ適切なメールアドレスの中から、メールアドレスの先頭に記載された顧客の氏名を選択することができます。
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5．顧客本人に請求書を書いてもらいましょう
請求書管理は、顧客に手伝ってもらうこともできます。それには、請求書を自動的に入力できるインタラクティブなフォームを使いましょう。こうすることで、請求書を作成したり財務部門とやりとりをする時間が省けます。
コンプライアンスに必要なすべてを含めるよう、フォームをカスタマイズしましょう。会社名、所在地、税番号は標準フィールドの一部ですので、必須項目に設定します。請求書ジェネレータの多くでは好きなだけフィールドを作ることができますが、フィールドが多いと顧客が入力を間違えるリスクも高まります。ですので、フィールドの数は増やし過ぎず、且つシンプルなものを設定するのがおすすめです。
フォームはこれで完成です。あとは、必要なものが全て挿入されたドキュメントを請求書管理ソフトウェアがコンパイルしてくれます。情報の載せ漏れやフォーマットとの闘いとはこれでさよならです。顧客本人にドキュメントを作成してもらう方法は、テクノロジーの進歩に伴い、顧客に請求を行う為の最も効率的な方法になりつつあります。
6．業務フローを自動化しましょう
ほんのひとつのドキュメントに過ぎない請求書ですが、それに関する作業は決して少なくはなく、特に中小企業においては、この小さな存在を巡って混乱が生じることが珍しくありません。特に、金曜日の夕方5時はカオスのピークになりがちです。そこでおすすめなのが、プロジェクト管理ツールを使うことです。プロジェクト管理ツールを使うと、請求書がきちんと送信されるよう一連のタスクを設定できます。
優秀な請求書管理システムを使うと、業務フローを自動化して強化できます。基本的なレベルの自動化では、タスクの準備が整い次第その旨がチームメンバーに通知されます。誰かがタスクに完了のマークを付けると、その旨がメンバーに通知されます。もう少し高度なレベルの自動化では、タスクの期限切れを未然に防げるよう、タスクの期限が迫ったときに通知を受け取ることができます。
ですが、真打はタスクの依存関係です。タスクの一連の流れである業務フローに対し、タスク同士が相互作用するようタスクを接続するのが依存関係です。依存関係はコーディングをしなくても構築できます。タスク①が完了した際にタスク②を設定するなど、「if」「then」のコマンドを設定できます。
依存関係で出来ることは他にもあります。たとえば顧客が指定した支払いシステムが既に設定されていて、CRMで請求書を受け取るとします。この場合、少し戦略的に考えると請求書管理プロセスは自動的に・・・
お礼のメールを顧客に送信します
請求書の通知をあなたに送信します
請求書承認のタスクを作成します
期日を設定します
この記事でご紹介してきた中でも、中小企業における請求書管理に掛かる時間を節約する為に最も効果的なのがこの自動化です。慣れるまでに最初は時間が掛かるかもしれませんが、長期的にみると自動化は起業家にとって救世主とも呼べる存在です。
7．コミュニケーションをコントロールしましょう
中小企業における請求書管理では、質の良いコミュニケーションも重要です。コミュニケーションが不足すると、請求書の紛失や支払いの遅延など、本来であれば防げる筈の問題が嵐の如く生じ、顧客との信頼関係に亀裂が走ることになりかねません。
これを防ぐ為には、顧客とコミュニケーションを行う為の主要なラインを設定してください。Eメールも良いですが、念の為に電話番号など他のチャネルも確保しておきましょう。誰かが急な体調不良で不在となることもありますので、相手の連絡先は複数入手しておくのがおすすめです。
チーム間のコミュニケーションはタスク管理ツールで行いましょう。こうすることで、たとえば4週間前のメッセージを探す為に膨大なメールをチェックするといった無駄を省けます。タスク管理ツールを使うと、コメントや更新、完成したドキュメントなどを1か所で簡単に管理・検索できます。
このような超効率的な請求書管理はまさに理想的です。しかし、経営陣の承認が遅ければ全ての努力は水の泡です。ですので、請求書の準備が整ったときに自分のパソコンや携帯電話にその旨が通知が送信されるよう、請求書に最終的なOKを出す人は予め設定しておきましょう。こうすることで、請求書が完成し次第、承認者は顧客の詳細情報とプロジェクトの費用をすぐさま確認し、請求書を顧客に送信できるようになります。
8．請求書の保管方法は分かりやすく統一しましょう
中小企業における請求書管理では、請求書を補完する場所と方法もたいへん重要です。デジタルプラットフォームを使うと、ドキュメントの置き忘れや、火事や洪水など予期せぬ事態でドキュメントが紛失されるのを防げます。パソコンやスマートフォンから、チームの誰もが必要なファイルにアクセスできるクラウドベースのドライブがおすすめです。
何時間もかけてフォルダの階層を作成するのは、起業家にとって退屈な作業かもしれません。ですが今ここでそれを済ませておくと、将来より大きな利益を得ることができます。事をよりきちんと整理する為にアクセス権を設定しましょう。アクセス権は、たとえば特定の請求書を顧客と共有したいけれど、それが保存されているフォルダは共有したくない時などに便利です。
ファイル名は一貫したものにしましょう。これにより、検索可能なデータベース上のクラウドで請求書を見つけやすくなります。ファイル名には請求書の番号と日付、顧客の氏名や会社名を記載しましょう。こうすれば、クイック検索を行った際に各顧客に関連づけられているすべてのファイルを引き出せます。
中小企業におすすめな請求書管理を改善する方法
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請求書を送信するときには何と言いますか？
請求書をメールで送信するときには、請求書の簡単な説明とお礼、些細なお願い（「お気に召していただけますように」など）を述べましょう。ぱっと見ただけでメッセージを理解できるよう、件名には請求書番号と期日を記載してください。その他の重要な情報はすべて請求書に記載します。メールに請求書を添付し忘れないよう気を付けましょう。
会社で請求書を作成するのは誰ですか？
大企業や中小企業では、請求書は営業部門や経理部門で作成されます。それよりも更に小規模な組織では、販売代理店やアカウントマネージャーが請求書を作成することもあります。ただ最近の傾向としては、ユーザー生成型の請求書を使い、社内では承認作業だけを行う企業が増えています。
