【12選】プロジェクト管理ソフトウェアに欠かせない統合

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2023年11月20日

最終更新日:2023年11月21日

タスク計画において、指示、締め切り、責任者は重要な要素です。オペレーションのスケールアップや範囲を拡大したいときには、プロジェクト管理の統合が不可欠となります。プロジェクト管理を統合すると、コミュニケーションプラットフォームからパフォーマンス分析、リスク管理まで、プロジェクト計画のあらゆる要素を一か所にまとめることができるからです。

野心が膨れ、チームが複雑化するにつれて、堅牢で接続の良いプロジェクト管理ソフトウェアを統合することの重要性は高まります。統合によってさまざまなアプリを追加することで、内部プロセスを効率化し、余分な作業を削減し、人為的なエラーを減らせるうえ、クライアントに対してより効率的でプロフェッショナルなサービスを提供できるようになります。

この記事では、プロジェクトマネージャーとして成長したい方のために、プロジェクト管理ソフトウェアに追加したい統合トップ12選を詳しくご紹介し、それぞれの統合が社内の効率と社外のパフォーマンスをどのように向上させるかを見てまいります。成長を目指すプロジェクトマネージャーの方は、ぜひ最後までお読みください！

FAQ

プロジェクト管理ソフトウェアを包括的なものにするには、どのような機能を統合する必要がありますか？

次のような機能を統合すると、プロジェクト管理ソフトウェアが包括的になります。

CRM
タイムトラッキング（作業時間追跡）
請求書発行
安全な支払い
ドキュメント管理（文書管理）
コミュニケーションツール
タスクの自動化
カレンダー
レポートと分析
フィードバックツール
ソーシャルメディア
リスク管理

統合は、プロジェクト管理ツールの機能をどのように向上させますか？

統合を行うと、次のような面が向上・改善されます。

プロセスの効率化
コラボレーションの改善
追加の機能
現実的な洞察の取得
プロジェクトの効率と成果の最適化

なぜ特定のツールをプロジェクト管理ソフトウェアに統合することが重要なのですか？

プロジェクト独自のニーズに対応し、カスタマイズされたソリューション、効率的なワークフロー、最大限のリソース割り当てを確保するには、特定のツールが必要だからです。

統合されたツールは、プロジェクト管理におけるチームのコラボレーションにどのような影響を与えますか？
統合されたツールはデータを一元化し、リアルタイムのコミュニケーションを向上させ、リモートおよび社内のチームコラボレーションのための共有プラットフォームとして機能します。

プロジェクト管理ソフトウェアに追加したい統合トップ12選

1. CRM（顧客管理）アプリ

最高のプロジェクト管理統合の一つであるCRMは、顧客に関連するすべてを担うミッションコントロールです。CRMをプロジェクト管理ソフトウェアと統合すると、営業チームとプロジェクトの他のメンバーは同じ視点から物事を見渡すことができるようになります。顧客による購入は記録され、顧客からの苦情は漏れなく通知されますので、プロジェクト計画を顧客のニーズに合わせることができます。

2つのアプリ間のプロセスを自動化すると、販売や受信したメールに応じてタスクを起動できるようになります。これをカスタマーサービス部門でヘルプデスクやチケットシステムとして活用すると、顧客の要求に迅速かつ効果的に対応できます。CRMの統合は、ワークフローを効率化するだけでなく、プロジェクト全体で顧客満足度を向上させます。顧客満足度はたいへん重要ですから、CRMをプロジェクト管理にリンクさせることは一石二鳥なのです。

2.タイムトラッキング(時間追跡)アプリ

従業員が時間をどのように過ごしているかを理解することは、プロジェクトの監視と予算編成の両方にとって重要です。タイムトラッキング（時間追跡）機能を統合すると、従業員が特定のタスクやプロジェクト全体に費やしている時間を記録できます。タスクがどれくらいの時間を要するかを明確に把握することで、プロジェクト計画を改善し、従業員に過度な負担を掛けることなく生産性を最大化できます。
タスクの時間追跡から全体像へのズームアウトとしては、タイムトラッカーを導入して従業員の日々のスケジュールを記録することもできます。デスクトップやモバイルに対応している出退勤機能を使用すると、従業員は自らの勤務時間を記録する自律性を持ち、ルールに従わない人がいる場合はマネージャーに通知が送信されます。タイムトラッカーは社内チームにも適していますが、出退勤を監視する必要があるリモートチームにとっては特に有用です。

3.請求書発行アプリ

高強度のプロジェクトの最中では、貴重な時間を定期的な請求書の作成に費やすことは避けたいですよね。自動請求書発行機能を統合すると、プロジェクトのあらゆる領域からデータを抽出し、プロフェッショナルで正確な請求書を生成して顧客に送信できます。
請求書発行ソフトウェアには、複数のプロジェクト管理統合の要素が組み合わされています。たとえば、タイムトラッキングアプリからの作業時間と、CRMからの連絡先詳細が組み合わされていて、ボタンを数回クリックするだけで必要な情報をすべて収集できます。PDF形式で作成した請求書を、連絡先の人物に直接メールまたはSMSで送信できます。
請求書発行機能を統合することの利点は、繰り返される管理手続きを省き、時間を節約できることです。また、人為的なエラーの可能性もほぼなくなりますので、プロジェクトをスムーズかつプロフェッショナルに保つことができます。

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4.支払いアプリ

請求書、ベンダーへの支払い、給与管理など、支払いアプリをプロジェクト管理ソフトウェアに統合することはたいへん重要です。

支払いアプリを統合すると、プロジェクトに関連する取引をすべて処理できます。定期的な料金を設定したり、特定のアイテムの一時的な支払いを行ったり、クライアントができるだけ簡単に支払いができるようにしてくれます。
すべての経費を記録・分類できる支払いアプリは、プロジェクトの予を編成する際にも活躍します。マネージャーの方は、発生した経費をすべてリストアップして予定された予算と比較することで、クライアントやステークホルダーに正確な財務レポートを提出できます。未払いの支払いがある際には通知が送信されるなど、請求書や払い戻しの状況をチームで迅速かつ簡単に確認できます。

5. クラウド上にすべてのプロジェクトドキュメントを保存できるアプリ

必要なファイルやリソースなくしてプロジェクトを進めることはできません。アプリを統合せずに作業を行うことは技術的には可能ですが、ダウンロードや添付ファイルにかかる時間、労力、リスクは、プロジェクトに不必要なストレスを与えます。
ドキュメント管理システムを統合すると、プロジェクトチームは必要な関連資料に完全にアクセスできるようになります。これは、チームがシームレスに作業を進めることができるよう、重要なリソースへのリンクが含まれたタスクカードを作成するという仕組みです。こうした集中管理システムを使用すると、異なるコンピュータやメールスレッドにファイルが点在していても混乱することなく、効率的にプロジェクトを進めることができるようになります。
優秀なドキュメントストレージアプリでは、アクセス権限も設定できます。誰が何を見るかを予め選択しておくことで、大規模で複雑なプロジェクトでもファイルのセキュリティを維持することができます。

6. コミュニケーションチャネルを連携するアプリ

明確で効果的なコミュニケーションは、プロジェクト成功の鍵です。細部を確認するためのクイックチャットから、プロジェクトのマイルストーンを議論するための大規模なビデオ会議まで、プロジェクトのコミュニケーションはすべて明確且つ透明性であるのが理想的です。

リモートチームが増えた今日、流動的なコミュニケーションの重要性は以前にも増して高まっています。リアルタイムのチャットツールを統合すると、チームは作業中に会話をすることができます。また、各タスクカードの更新やコメントにより、進捗状況が明確になります。ミーティングは参加者のカレンダーに表示され、ビデオ通話へのリンクが提供されます。これらのアプリを単一のプラットフォームで統合すると、コミュニケーションのミスや参加者不在のリスクを大幅に減らすことができます。

優秀なコミュニケーションプラットフォームは、すべての会話をアーカイブして完全な透明性を保ってくれます。過去の指示や意思決定、フィードバックを検索ツールで参照できますので、プロジェクトを監視するうえでたいへん便利な機能です。

7. 重い作業をカットするための自動化アプリ

プロジェクト管理の統合では、さまざまな自動化を使用できます。自動化を活用すると、あらゆる作業がスムーズになります。チームの人間の創造性を活かしたいとお思いかもしれませんが、反復的で時間のかかるタスクを自動化に任せるほうが生産性は向上するものです。
マネージャーの方が創造的なタスクやプロジェクトの監視に集中できるよう、プロジェクト管理ソフトウェアには依存関係などの自動化が組み込まれていることが多いです。自動化は作業のほかの領域をも改善してくれます。たとえば欠勤申請を自動化すると、基本的な管理業務をマネージャーや人事部門は基本的な管理業務を行わずにすみます。同様に、プロジェクト管理ツールからのデータの収集と分析を自動化すると、信頼性のあるパフォーマンスレポートを瞬く間に作成できます。

8. カレンダーアプリ

カレンダーはプロジェクト管理の中核となるツールのひとつですので、カレンダーを統合することは最優先事項です。カレンダーでは、プロジェクトのマイルストーンや各個人の作業量を一望できますので、迫り来る締切や回避すべきイベント、スケジュール上の隙間を把握するのが簡単になります。
カレンダーをタスク管理ツールと統合すると、作業やミーティングのスケジュールが重なることを防ぎ、管理しやすく持続しやすいスケジュールを人々に提供できるようになります。重要なイベントの予定がある際には、イベントの前日と、イベントの開始5分前にチームに通知されるよう設定できます。タスクとカレンダーはすべて完全に同期されますので、手動でのフォローアップ作業の時間を節約し、組織の管理業務の大部分をアルゴリズムに任せることができます。

9. レポートと分析アプリ

レポートと分析機能を統合すると、タスクのタイミングやKPIの達成状況から顧客満足度や予算の遵守までのデータが組み合わされます。データの整理に加えて、手元の情報を評価し、プロジェクトの健全性、進捗状況、改善の余地を包括的に把握できるようになります。

プロジェクトのマイルストーンを待たずに洞察を得られるのが、レポートと分析機能をプロジェクト管理に統合することの利点です。週次のステータス更新、月次の財務概要、四半期ごとのパフォーマンスレビュー、特別な注意が必要と思われる領域のアドホックなモニタリングなど、多岐にわたり自動化することができます。
レポートと分析は、チームが自己評価を行い、改善の方法を見つけるのに理想的です。また、プロジェクトの進捗状況をクライアントや他のステークホルダーに伝える際にも効果的です。

10. Webフォームとアンケート機能

プロジェクトには多くの要素がありますので、全体像を把握して改善の方法を見つけることは難しいかもしれません。そこでフィードバックとアンケートツールをプロジェクト管理に統合すると、普段は耳に入らないクライアントやチームメンバーからの貴重な意見を取り入れることができます。たとえば各スプリントの終わりに、うまくいったことやうまくいかなかったこと、新しいリスク、活かすべき領域に関する提案などの意見を人々に求めるという活用方法があります。
フィードバックフォームとアンケートはCRMと連携しており、データベース全体または特定のセグメントに送信できます。フィードバックやアンケートを通してさまざまな質問をすることで、関連性と現実性の高い洞察を得ることができ、それらをもとにプロジェクトの実行を適応することができます。回答はすべて中央のデータベースにフィードバックされ、レポート、統計、グラフとして抽出し、プロジェクトの将来の傾向や好みを把握するのに活用できます。

11. ソーシャルメディア

ソーシャルメディアプラットフォームとの統合は、顧客の反応を把握するために最も有効な方法のひとつです。チャネルを個別に運営することもできますが、コミュニケーションのギャップを埋めたり、顧客とのリアルタイムなエンゲージメントや相互作用の中央集約ハブが必要な際には統合が効果的です。
プロジェクトマネージャーの方は、ソーシャルメディアの統合を活用してウェブ上のメンションをスキャンし、不満を抱える顧客に直接連絡することもできます。いいねやシェア、閲覧など、プロジェクト管理システムにフィードバックされるデータは、マーケティング戦略のパフォーマンスを把握するのに役立ちます。

顧客からのフィードバックに基づいて迅速な変更を行ったり、頻繁に微調整を行うチームにとって、オーディエンスとのつながりを常に保つことは大きな利点です。

12. リスク管理計画アプリ

どんなにきちんと計画されたプロジェクトでも、リスクはつきものです。ですが、ご心配はありません。プロジェクト管理とリスク管理を統合をすれば、リスクを特定・分類し、事前の予測・転送・緩和・回避などの計画を立てることができます。各タスクにリスクレベルを付けると、プレッシャーがかかった際に注意を集中すべきポイントが明確になりますので、準備不足によるプロジェクトの遅延を回避することができます。
優秀なリスク管理アプリには、過去のプロジェクトのデータ、現在の市場トレンド、チームのフィードバックからデータを取り込む分析ツールが付属しています。こうした分析ツールを使用すると、リスクが発生する前に潜在的なリスクを予測し、緊急時の対策を立てることができます。